Seuraava artikkeli auttaa sinua: 20 skutecznych przykładów wiadomości o nieobecności, które Cię zainspirują
Jeśli kupisz coś za pośrednictwem naszych linków, możemy zarabiać pieniądze od naszych partnerów stowarzyszonych. Ucz się więcej.
Wiadomość o nieobecności, w skrócie wiadomość OOO, jest kluczową częścią komunikacji biznesowej. Kiedy jesteś na wakacjach, chorujesz lub z jakiegokolwiek powodu nie ma Cię w biurze, możesz ustawić automatyczną odpowiedź, która będzie odpowiadać na każdą nową wiadomość e-mail, informując ich, że Cię nie ma. Są one przydatne do komunikacji informacje i powiadomienie odbiorcy, jak może się z Tobą skontaktować.
Przyjrzymy się, czym są wiadomości o nieobecności i przedstawimy kilka przykładów, które pomogą Ci utworzyć automatyczną odpowiedź.
Co to jest wiadomość o nieobecności?
Wiadomość o nieobecności to automatyczna odpowiedź, którą możesz skonfigurować w kliencie poczty e-mail, jeśli jesteś poza biurem i nie masz możliwości sprawdzenia swojego konta e-mail. Możesz na przykład umówić się z wyprzedzeniem, ponieważ kupiłeś bilet na konferencję w dniu najtańszy dzień na lot i wiedz, że tego dnia nie będziesz dostępny.
Możesz ustawić go na określony czas i dodać dokładne daty, aby automatyczne odpowiedzi były wysyłane tylko w tych dniach. Wiadomość o nieobecności zostanie automatycznie wysłana do wiadomości przychodzących w dniach, w których zdecydujesz się uruchomić automatyczną wiadomość.
Kiedy potrzebna jest wiadomość o nieobecności?
Wiadomość o nieobecności jest potrzebna w komunikacji biznesowej z kilku powodów. Przede wszystkim miło jest poinformować innych, że nie będziesz w stanie odpowiedzieć w określonych godzinach i jest to dobra etykieta e-mailowa.
Wiadomości e-mail dotyczące nieobecności mogą także informować potencjalnych klientów, jak szybko powinni spodziewać się odpowiedzi od Ciebie, a także zawierać instrukcje dotyczące najlepszego sposobu skontaktowania się z Tobą w nagłych przypadkach.
Oto kilka najważniejszych powodów, dla których potrzebujesz OOM:
- Delegacje: Wiadomości o nieobecności są potrzebne, gdy jesteś poza biurem w podróży służbowej. Dzięki temu ludzie wiedzą, że nie otrzymają natychmiastowej odpowiedzi, i dają im alternatywny punkt kontaktowy, np. współpracownika lub przełożonego.
- Wakacje: Wzięcie wolnego na wakacje jest ważne, aby nabrać sił i zrelaksować się, ale równie ważne jest powiadomienie innych o swojej nieobecności. Wiadomość o nieobecności może poinformować innych, że jesteś na wakacjach i kiedy wrócisz.
- Niedostępne: Jeśli musisz wziąć wolne z powodu choroby lub nagłego wypadku, wiadomość o nieobecności poinformuje Twoje kontakty o sytuacji i dacie Twojego powrotu.
- Spotkania z klientami: Wiadomości o nieobecności doskonale nadają się do powiadamiania innych o Twojej nieobecności na spotkaniu z klientem i informowaniu o tym, kiedy można spodziewać się aktualizacji lub odpowiedzi od Ciebie.
- Kursy przygotowujące: Jeśli bierzesz udział w szkoleniu, powiadom o tym swoje kontakty, aby nie pomyślały, że je ignorujesz
Po przeczytaniu koniecznie obejrzyj film „Jak ustawić informację o nieobecności w aplikacji Microsoft Teams”:
Jak wymyślić niesamowitą wiadomość OOO
Chcesz, aby wiadomość o nieobecności była przyjemna i zawierała wiele informacji. Oto kilka wskazówek, jak wyróżnić swoją pocztę e-mail poza biurem:
Krok 1: Niech będzie krótki i treściwy
Wiadomość o nieobecności powinna być krótka, zwięzła i przekazywać najważniejsze informacje. Nikt nie chce czytać długiej wiadomości tylko po to, by dowiedzieć się, że nie odpowiesz od razu.
Krok 2: Bądź miły
Chcesz, aby Twoja wiadomość była uprzejma i profesjonalna, więc unikaj wyrażeń takich jak „nieobecny w biurze do odwołania”, ponieważ może to zabrzmieć nieco lekceważąco.
Krok 3: Zrób to osobiście
Jeśli wyjeżdżasz na wakacje lub organizujesz jakieś wydarzenie, zastanów się nad dodaniem czegoś osobistego na temat tego, co będziesz robić. Dzięki temu Twoja wiadomość będzie się wyróżniać i pokaże, że pochodzi od prawdziwej osoby, a nie zautomatyzowanego systemu.
Krok 4: Daj jasne instrukcje
Upewnij się, że podałeś jasne instrukcje dotyczące tego, w jaki sposób ludzie mogą się z Tobą skontaktować w sytuacji awaryjnej lub jeśli czegoś pilnie potrzebują.
Krok 5: Dodaj odrobinę humoru
Jeśli czujesz się kreatywny, dlaczego nie dodać do swojej wiadomości odrobiny humoru? Pomoże to wyróżnić się na tle innych i może nawet zapoczątkować rozmowy z Twoimi kontaktami.
Nie zapomnij także dodać następujących informacji do wiadomości e-mail z autoresponderem:
- Dlaczego jesteś poza biurem
- Kiedy wrócisz, łącznie z zakresem dat (data początkowa, data powrotu itp.), kiedy będziesz poza biurem
- Inne sposoby skontaktowania się z Tobą, np. numer telefonu komórkowego, jeśli ma to zastosowanie. Możesz umieścić coś w rodzaju „Jeśli potrzebujesz natychmiastowej pomocy, skontaktuj się z (numer komórki)” w wiadomościach e-mail z autoresponderem.
- Inne punkty kontaktowe, do których odbiorca może się zwrócić w przypadku Twojej nieobecności w przypadku natychmiastowej pomocy, w tym inny kontaktowy adres e-mail, numer telefonu i/lub witryna firmowa.
Czego nie pisać w wiadomości o nieobecności
- Unikaj dodawania zbyt wielu szczegółów do odpowiedzi o nieobecności: Kuszące może być dodanie długiego wyjaśnienia, na przykład w artykule spotkanie przy lunchu, ale najlepiej unikać podawania zbyt wielu szczegółów. Zamiast tego staraj się, aby wiadomość e-mail z automatycznego pakietu Office była krótka i zwięzła.
- Nie obejmuje innych danych kontaktowych: Jeśli to możliwe, w wiadomości należy zawsze podać inną osobę kontaktową, aby wiedzieć, do kogo należy się zwrócić w razie potrzeby.
- Podawanie zbyt wielu danych osobowych: Umieszczanie nadmiaru informacji w e-mailach utrudnia czytelnikom zdobycie potrzebnych informacji. Ponadto dodanie zbyt wielu danych osobowych, aby świat mógł je zobaczyć, może stanowić zagrożenie dla bezpieczeństwa, zwłaszcza jeśli poinformujesz innych, że będziesz z dala od miejsc takich jak Twoje domowe biuro.
- Brak pozwolenia na zaangażowanie kolegi: Jeśli musisz zatrudnić współpracownika podczas swojej nieobecności, najpierw uzyskaj jego zgodę, zanim to zrobisz.
- Dodaję, że odpowiesz zaraz po powrocie do biura: Mówienie wszystkim, że odpowiesz zaraz po powrocie, może być miną lądową. Chociaż jest to świetny wskaźnik tego, jak dbasz o swoich klientów i współpracowników, może minąć trochę czasu, zanim skontaktujesz się z wszystkimi, którzy kontaktowali się z Tobą podczas Twojej nieobecności. Zachowaj realizm, aby nikt nie czuł się ignorowany, gdy wrócisz.
Oto tabela zawierająca te kroki w celu szybkiego odniesienia się do nich:
| 1 | Niech będzie krótko i słodko | Twoja wiadomość powinna być zwięzła i zawierać niezbędne informacje, ale nie być zbyt długa. |
| 2 | Bądź miły | Zawsze zachowuj uprzejmy i profesjonalny ton. Unikaj wyrażeń takich jak „nieobecny w biurze do odwołania”, ponieważ może to zostać odebrane lekceważąco. |
| 3 | Zrób to osobiście | Jeśli jesteś na wakacjach lub na wydarzeniu, dodaj osobisty akcent do tego, co robisz. Dzięki temu przekaz wydaje się bardziej ludzki i mniej zautomatyzowany. |
| 4 | Daj jasne instrukcje | Dołącz instrukcje dotyczące tego, jak ludzie mogą się z Tobą skontaktować w sytuacji awaryjnej lub jeśli potrzebują pilnej pomocy. |
| 5 | Dodaj odrobinę humoru | Jeśli to konieczne, dodaj do swojej wiadomości odrobinę humoru. Może to pomóc mu się wyróżnić, a nawet zachęcić do rozmów. |
| 6 | Wyjaśnij swoją nieobecność | Jasno określ, dlaczego jesteś poza biurem. Niezależnie od tego, czy jesteś na wakacjach, czy na konferencji, Twoje kontakty zasługują na to, aby o tym wiedzieć. |
| 7 | Podaj datę powrotu | Podaj daty (początek i koniec), kiedy będziesz poza biurem, aby ludzie wiedzieli, kiedy spodziewać się odpowiedzi. |
| 8 | Podaj inne opcje kontaktu | Podaj alternatywne sposoby skontaktowania się z Tobą lub inną osobą w firmie w celu uzyskania natychmiastowej pomocy. Dołącz kolejny kontaktowy adres e-mail, numer telefonu i/lub witrynę firmy. |
20 niesamowitych przykładów wiadomości o nieobecności
Jeśli nie masz pewności, jak zorganizować wiadomość o nieobecności, przygotowaliśmy przykładowe wiadomości dotyczące nieobecności w różnych sytuacjach, które pomogą Ci
1. Przykład prostej wiadomości o nieobecności
Ten jest krótki, słodki i na temat:
2. Profesjonalna wiadomość o nieobecności
Profesjonalny przekaz OOO świetnie sprawdzi się dla współpracowników, klientów i kontaktów biznesowych:
3. Śmieszne wiadomości o nieobecności
Zabawna wiadomość o nieobecności może nadać osobisty charakter i sprawić, że Twoje kontakty będą wiedziały, że nadal żyjesz i masz się dobrze, i że nie bierzesz siebie zbyt poważnie. Oto przykład:
4. Wiadomości e-mail z autoresponderem o nieobecności
Jeśli chcesz wysłać wiadomość autoresponderem „poza biurem”, gdy jesteś na wakacjach lub jesteś niedostępny, oto przykład:
5. Przykład wiadomości o nieobecności w biurze
Urlop lekarski to czas odpoczynku i regeneracji. Pamiętaj, aby poinformować swoich współpracowników i kontakty, że nie będziesz dostępny, wysyłając wiadomość taką jak ta:
6. Wiadomość o urlopie poza biurem
Jeśli wyjeżdżasz na wakacje, oto informacyjna wiadomość e-mail dotycząca urlopu dla Twoich kontaktów:
Ponadto, jeśli chcesz podnieść poziom swojej wiadomości, dołącz specjalną automatyczną odpowiedź, aby była bardziej zabawna dla czytelnika. Możesz to zrobić, umieszczając link do pliku GIF w odpowiedzi o nieobecności.
7. Wiadomość dotycząca urlopu macierzyńskiego poza godzinami pracy
Bierzesz urlop macierzyński i nie chcesz się denerwować? Automatyczne odpowiedzi, takie jak ta przykładowa wiadomość OOO poniżej, mogą pomóc powiadomić Twoje kontakty, kiedy wrócisz do biura, zmniejszyć presję związaną z odpowiadaniem na wiadomości i zapewnić Ci spokój ducha:
8. Wiadomość o nieobecności w biurze podczas podróży służbowej
Jeśli wyjeżdżasz w podróż służbową, ta przykładowa wiadomość o nieobecności pomoże Ci poinformować o swojej nieobecności i podać dane kontaktowe:
9. Sabat poza biurem
Urlopy to świetny sposób na naładowanie baterii i powrót ze świeżymi pomysłami. Ta wiadomość o nieobecności może pomóc Ci zasygnalizować swoją nieobecność:
10. Wiadomość o nieobecności w nagłym przypadku osobistym
Życie może rzucić nieoczekiwane zakręty. Ta wiadomość o nieobecności może pomóc w komunikacji w sytuacjach osobistych:
11. Szkolenie poza biurem
Wybierasz się na szkolenie? Ta wiadomość o nieobecności może pomóc Ci przekazać szczegółowe informacje, które muszą znać Twoje kontakty:
12. Nieobecny w związku z powołaniem
Ta wiadomość o nieobecności może pomóc Ci zasygnalizować swoją nieobecność, gdy wychodzisz na spotkanie:
13. Wiadomość o przeprowadzce z biura
Przeprowadzasz się do nowego biura lub domu? Ta wiadomość o nieobecności może pomóc w zasygnalizowaniu nieobecności podczas przeprowadzki:
14. Spotkanie poza biurem
Ta wiadomość o nieobecności może pomóc Ci poinformować innych o Twojej nieobecności podczas uczestnictwa w spotkaniu:
15. Wiadomość o wyjściu zespołu poza biuro
Ta informacja o nieobecności jest idealna na wycieczki zespołowe, ponieważ może pomóc w przekazaniu istotnych szczegółów, o których ludzie muszą wiedzieć:
16. Wiadomość konferencyjna o nieobecności
17. Krótkoterminowa wiadomość o nieobecności
Wiele razy wiadomości OOO są dostosowane do dłuższego okresu czasu. Z kolei ta stworzona jest na wypadek krótkiej nieobecności w biurze i zawiera co podrzucić każdemu, kto może mieć pilną sprawę, która nie może poczekać:
18. Poza zasięgiem Poza biurem
Ten jest przeznaczony dla tych, którzy są poza biurem i nie mogą odpowiedzieć, zazwyczaj z powodu ograniczonego dostępu:
19. Wiadomości o urlopie i nieobecności w biurze
20. Wiadomość o pracy zdalnej poza biurem
Ten przykład wiadomości OOO jest przeznaczony dla tych, którzy nie są w biurze, ale nadal pracują zdalnie:
Skorzystaj z przykładów wiadomości o nieobecności, aby stworzyć własną
Powyższe wiadomości o nieobecności są jedynie punktem wyjścia do tworzenia własnych. Pisząc własną wiadomość, zastanów się, co klienci i członkowie zespołu będą musieli wiedzieć i kto będzie najlepszą osobą w zespole, która będzie ich wspierać podczas Twojej nieobecności.
Te przykłady mogą dać ci wyobrażenie o tym, ile informacji należy uwzględnić (lub wykluczyć) i jakie ważne elementy składają się na tworzenie wiadomości.
Nie zapomnij także zaktualizować wiadomości o nieobecności zaraz po powrocie do biura, aby Twoi klienci otrzymali odpowiedzi na czas.
Jaka jest dobra automatyczna odpowiedź na e-mail? Taki, który będzie generował leady
Możesz mieć pewność, że w Internecie dostępna jest doskonała automatyczna odpowiedź na wiadomości biurowe. Jednak naprawdę dobrym pomysłem jest przemyślenie dostosowania wiadomości o nieobecności w celu generowania potencjalnych klientów. Po pierwsze, utworzenie autorespondera o nieobecności w biurze jest ważne i jeszcze ważniejsze w przypadku marketingu e-mailowego.
Dobra wiadomość jest taka, że zaskakująco łatwo jest stworzyć możliwość generowania leadów, która przyciągnie leady do Twojego respondenta. Kluczowe są także przykłady wiadomości biurowych, które zbierają potencjalnych klientów, zawierają poczucie pilności, zawierają jasne wezwanie do działania i wywołują uśmiech czytelnika.
Czy istnieją szablony, których można użyć w przypadku wiadomości e-mail o nieobecności?
Tak, w Internecie dostępnych jest wiele szablonów, które mogą pomóc w stworzeniu skutecznej wiadomości o nieobecności. Oto kilka kluczowych punktów, na które warto zwrócić uwagę:
Jak ustawić status „nieobecny”?
Aby ustawić status „Nieobecny”, musisz włączyć odpowiedź „Poza biurem”. Jeśli korzystasz z internetowego klienta poczty e-mail, takiego jak Gmail lub Outlook, możesz to zrobić, przechodząc do Ustawień i włączając funkcję Poza biurem.
Możesz także mieć dostęp do automatycznej odpowiedzi w ustawieniach poczty e-mail, która jest doskonałym narzędziem do ustawiania statusu Poza biurem. Jeśli korzystasz z klienta poczty e-mail na komputerze, musisz uzyskać dostęp do ustawień tego konkretnego programu, aby włączyć wiadomość o nieobecności.
Jak skonfigurować wiadomość o nieobecności w Gmailu?
Konfigurowanie wiadomości e-mail o nieobecności w Gmailu jest łatwe! Po prostu otwórz Ustawienia Gmaila, wybierz kartę „Osoby odpowiadające na urlop” i zaznacz pole, aby włączyć tę funkcję. Następnie po prostu wpisz żądaną odpowiedź, ustaw datę początkową i końcową, kiedy będziesz poza skrzynką odbiorczą i kiedy wrócisz, a następnie zapisz zmiany.
Możesz także dostosować wiadomość o nieobecności, tak aby zawierała konkretne dane kontaktowe w przypadku pilnych zapytań oraz inne istotne szczegóły, takie jak oczekiwany czas odpowiedzi.
Jak skonfigurować wiadomość o nieobecności w Outlooku?
Konfigurowanie wiadomości e-mail o nieobecności w programie Outlook jest również proste! Wystarczy otworzyć zakładkę „Plik” i wybrać opcję „Wyślij automatyczne odpowiedzi”. Następnie zaznacz pole, aby je włączyć, wprowadź żądaną odpowiedź i zapisz zmiany. Możesz dostosować wiadomość o nieobecności, tak aby zawierała określone dane kontaktowe w przypadku pilnych zapytań, a także inne istotne szczegóły, takie jak oczekiwany czas odpowiedzi.
Ostatnie kontrole osoby odpowiadającej na urlopie
Przed wyjazdem sprawdź następujące kwestie:
- Dostępność: Wszystko, co znajduje się w wiadomościach z automatyczną odpowiedzią, łącznie z wiadomością o nieobecności i przedziałem czasowym, np. datą początkową i końcową, jest dla Ciebie niedostępne.
- Formatowanie: W zależności od klienta poczty e-mail wiadomość z automatyczną odpowiedzią może czasami powodować problemy z formatowaniem.
- Wygląd: Pamiętaj, aby sprawdzić, jak Twoje wiadomości z automatyczną odpowiedzią wyglądają na komputerach stacjonarnych i urządzeniach mobilnych, zanim zostaną wysłane do klientów i członków zespołu.
- Treść: Sprawdzaj dokładnie wiadomości z automatyczną odpowiedzią, aby mieć pewność, że są dokładne, jasne i profesjonalne.
- Pilne sprawy: W przypadku pilnych spraw pamiętaj o podaniu alternatywnych danych kontaktowych, takich jak numer telefonu komórkowego lub adres e-mail.
Gdy wiadomość o nieobecności zostanie już skonfigurowana i gotowa do wysłania, możesz się zrelaksować, wiedząc, że na wszystkie e-maile wysłane do Twojej skrzynki odbiorczej otrzymasz odpowiedź na czas. Dzięki tym 20 przykładom wiadomości o nieobecności z trendów dla małych firm z pewnością stworzysz idealną wiadomość i zaczniesz pozyskiwać potencjalnych klientów! Powodzenia i miłego czasu poza domem!
CZYTAJ WIĘCEJ:
