Gekissimo.net - Opi ansaitsemaan rahaa webilläsi Internetissä!

22 sekrety zatrudnienia odpowiedniego wirtualnego asystenta

Seuraava artikkeli auttaa sinua: 22 sekrety zatrudnienia odpowiedniego wirtualnego asystenta

W każdym biznesie są przyziemne zajęcia. Są to zadania, które wymagają czasu i energii, ale szczerze mówiąc, lepiej je wykonać ktoś inny, dzięki czemu możesz skupić się na podstawowej działalności swojej firmy.

„Większość właścicieli firm wie, że musi spędzać czas na zadaniach o dużej wartości, takich jak rozwój biznesu i tworzenie świetnej kultury. Wielu właścicieli firm wie, że zatrudnienie asystenta może uwolnić ich czas od rzeczy, których nie powinni robić” – wyjaśnia Robert Levin, współzałożyciel Work Better Now, pobliskiej firmy oferującej wirtualnych asystentów po przystępnych cenach.

Gdzie jednak znaleźć osobę, która zajmie się tymi zadaniami? Wejdź do wirtualnego asystenta!

Gdzie znaleźć wirtualną asystentkę

Firmy z wirtualnymi asystentami

Jeśli przeszukasz Internet, znajdziesz wiele firm zajmujących się wirtualnymi asystentami, które chcą zapewnić Ci natychmiastową pomoc. Niektóre oferują asystentów z siedzibą w Ameryce, z rozległym wykształceniem, za wyższą stawkę, a inne oferują asystentów z zagranicy, mówiących po angielsku, za niższą stawkę. Ale ostatecznie wszystko będzie zależeć od tego, do czego ich potrzebujesz, jak chcesz z nich korzystać i na co Cię stać.

Oferty pracy wirtualnej asystentki

Z drugiej strony firmy oferującej wirtualne asystentki możesz zatrudnić wirtualnego asystenta z mnóstwa portali z ofertami pracy, takich jak Freelancer.com lub Hiremymom.com. Na tych stronach znajdziesz freelancerów, których możesz zatrudnić w ramach poszczególnych projektów lub w niepełnym lub pełnym wymiarze godzin. Zanim jednak kogokolwiek zatrudnimy, spójrzmy na poniższe wskazówki.

Biorąc pod uwagę ważną rolę, jaką odgrywają, ważne jest, aby przy zatrudnianiu wirtualnego asystenta dokonać mądrego wyboru. Poniżej znajdziesz kilka sekretów zatrudniania tej właściwej..

O czym należy pamiętać zatrudniając wirtualną asystentkę

Mów jasno o oczekiwaniach

Najwyraźniej chcesz odciążyć obowiązki. Najpierw określ swoje konkretne potrzeby. Często wiesz, że go potrzebujesz, ale nie wiesz, do czego dokładnie, poza kilkoma zadaniami. Nie martw się. W ciągu kilku tygodni znajdziesz mnóstwo pracy, którą możesz zdjąć z talerza i oddać swojemu asystentowi. Dobry asystent pomoże Ci rozwiązać te problemy.

Wiedz, jakich cech szukasz

Zatrudnianie wirtualnej asystentki przypomina zatrudnianie dowolnego pracownika, musisz upewnić się, że ma on kwalifikacje do pracy. Celem rozmowy kwalifikacyjnej powinno być ustalenie, jak dana osoba poradzi sobie w określonych sytuacjach, a nie tylko jej wcześniejsze doświadczenie zawodowe. Metoda STAR to ustrukturyzowany sposób odpowiadania na pytanie w rozmowie kwalifikacyjnej opartej na zachowaniu, poprzez omówienie konkretnej sytuacji, zadania, działania i wyniku opisanej sytuacji, którą osoba wykonała?

Jeśli byli w zespole, jaki był ich wkład. Jeśli zdarzyło się X, jak sobie z tym poradzili. A branie odpowiedzialności za błędy jest koniecznością. Wszyscy popełniamy błędy, ale w tej sytuacji naszym oczekiwaniem powinno być przyznanie się do ich winy i praca nad ich naprawieniem.

Dowiedz się, jakich umiejętności szukasz

Ważne jest, aby dobrze zrozumieć, jakich umiejętności oczekujesz od swojego wirtualnego asystenta. Czy będą zarządzać Twoimi mediami społecznościowymi? Czy potrzebują doświadczenia z Quickbooks? Wysyłają faktury? Czy potrzebujesz kogoś, kto ułoży Twoją następną prezentację w programie PowerPoint? Czy powinni mieć doświadczenie w sprzedaży? Doświadczenie w obsłudze klienta? Dostajesz obraz. Stwórz swoją listę potrzeb i postaraj się spełnić jak najwięcej z nich. Ale pamiętajcie, nikt nie wie wszystkiego.

Utrzymuj jasną komunikację

Kluczową różnicą pomiędzy zatrudnieniem pracownika etatowego a wirtualną asystentką jest fizyczna obecność. W przeciwieństwie do zwykłego pracownika, wirtualny asystent nie może wejść do Twojej kabiny, aby uzyskać odpowiedzi. To sprawia, że ​​komunikacja jest niezwykle istotna. Warto zatem poszukać wirtualnej asystentki, która przez cały czas zachowa pełną przejrzystość komunikacji.

🔥 Empfohlen:  8 oszustw związanych z kryptowalutami, których należy unikać

Wybierz kanał komunikacji i podejście

Jednym z kluczowych sposobów utrzymania otwartości komunikacji jest przyjęcie platformy i stylu komunikacji, którego oboje się trzymacie. Komunikacja jest kluczowa w każdym związku, szczególnie z kimś, kto nie pracuje w Twoim biurze. Ważne jest, aby skonfigurować proces, który będzie dla Ciebie skuteczny. Czy jest codzienny telefon? Korzystasz ze Skype’a lub Zooma? Czy Slack jest częścią Twojej rutyny komunikacji? Do Ciebie należy określenie otwartej linii komunikacji, dzięki której obie strony będą na bieżąco informowane.

Poszukaj kogoś z doświadczeniem w branży

Załóżmy, że prowadzisz małą firmę B2B, a Twoją grupą docelową jest poważniejsza i bardziej rozwinięta grupa ludzi i decydentów. Czy skorzystałbyś na zatrudnieniu nowicjusza bez doświadczenia w branży? Prawdopodobnie nie. Raczej powinieneś poszukać kogoś, kto ma wystarczającą wiedzę na temat branży, w której działasz. Osoba z dużym doświadczeniem branżowym będzie w stanie zrozumieć, czego naprawdę chcą odbiorcy.

Upewnij się, że mogą przyznać się do błędów

Profesjonalna wirtualna asystentka nigdy nie boi się brać na siebie ciężaru błędów popełnianych w pracy. To właśnie ta cecha ułatwia Ci pracę z nimi. Jak mówi Ostroff: „Cenią swoją pracę i wkład w Twój sukces, a także przejmują odpowiedzialność za błędy i nieporozumienia, aby móc działać lepiej w przyszłości”. Branie odpowiedzialności za błędy wskazuje również na odpowiedzialność danej osoby, co jest świetną cechą wirtualnego asystenta.

Poproś o weryfikowalne referencje

Prostym, ale skutecznym sposobem oceny umiejętności i cech potencjalnego wirtualnego asystenta jest poszukiwanie referencji i referencji od poprzednich pracodawców. Upewnij się, że zwracasz szczególną uwagę na to, co ich poprzedni pracodawcy mają do powiedzenia na temat ich pracy, osobowości i umiejętności. Na podstawie referencji będziesz w stanie znaleźć odpowiednią osobę na dane stanowisko.

„To naprawdę nawiązuje do moich wcześniejszych komentarzy: zatrudnienie wirtualnego asystenta przypomina zatrudnienie dowolnego asystenta” – powiedział Levin. „Czy sprawdziłbyś referencje kandydata, który pracowałby w Twoim biurze? Czy firma, z której zatrudniasz asystenta, posiada referencje od innych klientów, którzy korzystają z ich VA? „

Upewnij się, że rozumieją media społecznościowe

Jeśli zatrudniasz kogoś na przykład do zarządzania Twoim kontem na Facebooku, ważne jest, aby ta osoba w pełni rozumiała, jak działa witryna. Oprócz wszechstronnego zrozumienia funkcjonalności Facebooka, ważne jest, aby wiedzieć, co może on zrobić dla firm. Dobre doświadczenie będzie przydatne, aby pomóc Ci sprawdzić możliwości potencjalnego wirtualnego asystenta w wykonywaniu danej pracy.

Poszukaj kogoś, kto zgłasza sugestie

Profesjonalni wirtualni asystenci mają wystarczające zaufanie do swoich umiejętności i doświadczenia, aby dzielić się sugestiami, które mogą pomóc w ich pracy i przynieść korzyści Twojej firmie. „Mogą również przedstawiać sugestie dotyczące procesów i wydajności w oparciu o własne doświadczenia, które pomogą Ci płynniej prowadzić firmę” – wspomina Ostroff. Przydatne informacje i sugestie mogą ostatecznie pomóc w osiągnięciu celów biznesowych.

Poszukaj takich, którzy zadają pytania

Kiedy przyszły wirtualny asystent zadaje pytania dotyczące roli i obowiązków na stanowisku pracy, pokazuje to, że jest zainteresowany spełnieniem Twoich oczekiwań. Prawidłowe pytania są również przydatne, pomagając w ustaleniu dobrze określonych obowiązków służbowych.

„Rozmawiałem z każdym wirtualnym asystentem pracującym w mojej firmie” – mówi Levin. „Wyróżniają się ci, którzy dołożyli wszelkich starań i sprawdzili firmę, z którą mieli przeprowadzić rozmowę kwalifikacyjną. Świadczy to o prawdziwym zainteresowaniu pracą, firmą i własną przyszłością”.

🔥 Empfohlen:  Czym jest sztuczna inteligencja Jaspera?

„Ważne jest, aby zajrzeć głęboko w siebie i swoją firmę, aby dowiedzieć się, co naprawdę musisz robić i co mógłby zrobić ktoś inny. Następnie musisz dowiedzieć się, które z zadań, które inni mogą wykonywać, należy przekazać VA” – mówi Ostroff.

Spróbuj uruchomienia próbnego

Nie wiesz, jak będzie wyglądać Twoja relacja z wirtualną asystentką? Wypróbuj projekt próbny, aby przetestować wody.

„Wirtualni asystenci są często zatrudniani z miesiąca na miesiąc, więc łatwo jest ustalić okres próbny lub okres próbny” – mówi Levin. „Prosiłem też firmy o tworzenie testów wydajności, które kandydaci rozwiązują przed rozpoczęciem pracy. Łatwo jest zidentyfikować dbałość VA o szczegóły i krytyczne myślenie na podstawie małego przykładu testowego. Sugeruję również, aby z czasem ułatwić VA wykonywanie codziennych zadań. Im więcej czasu i doświadczenia będziesz mieć w pracy ze swoim VA, tym więcej pracy będziesz chciał odciążyć.”

„Ważne jest, aby zaczynać od małych i konkretnych zadań lub projektów, aby móc zacząć budować zaufanie, nie ryzykując, że coś poważnego stanie się nie tak, jeśli asystent nie będzie odpowiedni” – wyjaśnia Ostroff. Jeśli mały projekt pójdzie dobrze, możesz powierzyć asystentowi większe zadania.

Szukaj świetnego zarządzania

Według Ostroffa główną cechą dobrego wirtualnego asystenta jest jego umiejętność „brania na siebie codziennych spraw, które powodują stres, ale w rzeczywistości nie są aż tak trudne”. Aby to zrobić, wirtualny asystent musi posiadać doskonałe umiejętności zarządzania czasem. Innymi słowy, powinni wiedzieć, jak ustalać priorytety dla różnych zadań i wykonywać wiele zadań jednocześnie, nie tracąc przy tym terminu. Powinni także cenić Twój czas i dopilnować, aby osiągnięto porozumienie w sprawie terminów.

Znajdź zgodną osobowość

Biorąc pod uwagę, jak blisko musisz współpracować ze swoim wirtualnym asystentem, bardzo ważne jest, aby znaleźć osobę, której osobowość jest zgodna z Twoją. Na przykład, czy czułbyś się komfortowo pracując zdalnie z kimś, kto w ogóle nie mówi? Musisz dobrze zrozumieć cechy interpersonalne, których szukasz u osoby, z którą nie będziesz spotykać się codziennie twarzą w twarz.

Upewnij się, że rozumieją Twoją grupę docelową

Kiedy próbujesz nawiązać kontakt z odbiorcami za pośrednictwem mediów społecznościowych lub w jakikolwiek inny sposób, powinieneś polegać na kimś, kto zna Twoich odbiorców lub przynajmniej chce poszerzyć swoją wiedzę. Załóżmy, że Twoją docelową grupą odbiorców jest przeciętny amerykański nastolatek mieszkający w małym miasteczku. Skorzystasz na zatrudnieniu wirtualnego asystenta, który zna puls tego rodzaju odbiorców.

Poszukaj kogoś, kto będzie osiągalny

Utrzymywanie kontaktu jest kluczowe podczas pracy z wirtualnym asystentem. O potrzebie otwartej komunikacji wspominaliśmy już wcześniej. Zastanów się więc, jak trudne mogłoby to być, gdybyś pracował z kimś po drugiej stronie planety – w radykalnie różnych godzinach. Dzięki Internetowi istnieje kilka sposobów komunikowania się z ludźmi, którzy mieszkają wiele kilometrów dalej. Ale ważne jest również, aby znaleźć osobę, której godziny pracy odpowiadają Twoim godzinom pracy. Na przykład, jeśli przebywasz w USA, czy pomogłoby zatrudnienie wirtualnej asystentki w Malezji, gdy musisz być w codziennym kontakcie?

Poszukaj kogoś, kto rozumie Twój biznes

Właściwy wirtualny asystent staje się bardziej zaangażowany. Wie, że aby pomóc Ci nawiązać kontakt z odbiorcami, musi zrozumieć, o co chodzi w Twojej firmie. To właśnie zrozumienie pomaga im poznać Twoją strategię i wnieść najbardziej efektywny wkład.

🔥 Empfohlen:  Opis stanowiska urzędnika ds. należności: Szablony do zatrudnienia w Twojej firmie

Poszukaj kogoś, kto chce się uczyć

Nie zawsze konieczne będzie zatrudnienie wirtualnej asystentki z kilkuletnim doświadczeniem. Stosunkowo mniej doświadczona osoba również może wykonać świetną robotę, jeśli ma determinację do nauki. Być może będziesz musiał najpierw przygotować tę osobę, ale korzyści będą większe, jeśli weźmiesz pod uwagę jej stosunkowo niski koszt.

„Uważam, że ma to kluczowe znaczenie przy zatrudnianiu kogokolwiek” – mówi Levin. „Jestem zwolennikiem znalezienia „właściwego” kandydata i nauczenia go umiejętności potrzebnych do osiągnięcia sukcesu. Jeśli Twój VA jest zainteresowany nauką, będziesz w stanie przygotować go tak, aby działał zgodnie z Twoimi oczekiwaniami. Ważne jest również, aby VA akceptował opinie i ważne jest, abyśmy my, jako szef, dostarczali konstruktywnej informacji zwrotnej, która pomoże naszemu VA działać lepiej. Powtórzę jeszcze raz: komunikacja jest kluczowa.”

Szukaj kogoś, kto przyjmuje informację zwrotną

Wirtualna asystentka, która poważnie podchodzi do swojej pracy, będzie bardziej aktywnie szukać informacji zwrotnych, aby znaleźć obszary wymagające poprawy. Chęć otrzymywania informacji zwrotnych jest wyraźnym wskaźnikiem tego, jak poważnie asystent podchodzi do swojej pracy.

Chcesz kogoś, kto będzie Cię informować na bieżąco

Trudno jest mieć oko na to, co robi wirtualny asystent, ponieważ nie jesteście fizycznie blisko siebie. Ale dobry wirtualny asystent to rozumie i dlatego od czasu do czasu informuje Cię na bieżąco. Dobry wirtualny asystent będzie udostępniał aktualizacje, aby informować Cię o postępach i pomóc wyeliminować nieporozumienia.

Poszukaj kogoś, kto dostarcza szczegółowe raporty z projektu

Profesjonalni wirtualni asystenci zwracają uwagę na szczegóły. Uznają rolę szczegółowego raportu do śledzenia statusu projektu, postępu i obszarów wymagających poprawy. Szczegółowy raport z projektu pomaga również wiedzieć, jakie korzyści zyskujesz dzięki zaangażowaniu, co jest korzystne w monitorowaniu zwrotu z inwestycji.

Szukaj kogoś, kto przewiduje Twoje potrzeby

Profesjonalny wirtualny asystent poświęca czas na zrozumienie Twojej firmy i jej potrzeb. Z biegiem czasu wirtualny asystent zaczyna przewidywać Twoje wymagania biznesowe i może podejmować świadome decyzje.

Podsumowując, zatrudnienie wirtualnego asystenta przypomina zatrudnienie dowolnego pracownika, którego chcesz dodać do swojego zespołu, ale z kilkoma zmianami” – mówi Levin. „Kiedy ustalisz proces, który będzie jasny dla Ciebie i Twojego asystenta, współpraca z wirtualnym asystentem zmieni Twój biznes i pozwoli Ci skupić się na zadaniach, które przyniosą Ci pieniądze”.