Seuraava artikkeli auttaa sinua: 25 przykładów wiadomości poczty głosowej, które poprawią komunikację biznesową
Posiadanie profesjonalnej wiadomości głosowej dla Twojej firmy może być niezbędne do zapewnienia odpowiedniego wizerunku potencjalnym klientom i partnerom. Niezależnie od tego, czy prowadzisz małą firmę, czy dużą korporację, posiadanie jasnego i zwięzłego, niestandardowego powitania w poczcie głosowej jest kluczowe. W tym artykule zebraliśmy 25 najlepszych przykładów wiadomości głosowych, których możesz użyć w niezmienionej postaci lub które pomogą Ci stworzyć własną, niepowtarzalną wiadomość. Czytaj dalej, aby wprowadzić Cię na ścieżkę lepszej komunikacji biznesowej!
Znaczenie dobrej wiadomości głosowej
Dobra wiadomość głosowa jest niezwykle ważna, jeśli chcesz mieć pewność, że Twoi klienci i partnerzy wywrą właściwe wrażenie na temat Ciebie i Twojej firmy. Daje im to wskazówkę, jak bardzo jesteś profesjonalny i zorganizowany, co może zadecydować o zamknięciu transakcji lub jej braku. Nawet w czasach, gdy dostępnych jest tak wiele form komunikacji, posiadanie jasnej i zwięzłej wiadomości głosowej może mieć ogromne znaczenie.
Po przeczytaniu artykułu koniecznie obejrzyj film Townsquare Interactive, w którym znajdziesz przepis na skonfigurowanie profesjonalnego powitania w poczcie głosowej dla klientów.
Co składa się na dobrą wiadomość poczty głosowej
Skuteczna wiadomość głosowa jest niezbędna do zdobycia zaufania i promowania Twojej firmy. Kiedy ludzie usłyszą Twoją pocztę głosową, powinni natychmiast odnieść wrażenie profesjonalizmu i organizacji. Poniżej znajdują się cztery kluczowe czynniki składające się na dobrą wiadomość głosową:
- Przejrzystość: Upewnij się, że wiadomość głosowa jest krótka, jasna i na temat, jest niezbędna, jeśli chodzi o przekazanie silnego i profesjonalnego wizerunku. Dobre powitanie pocztą głosową jest zwięzłe i nie pozostawia miejsca na zamieszanie, co pozwala uniknąć nieporozumień lub błędnych interpretacji, które mogłyby prowadzić do straconych okazji.
- Właściwe powitanie: Przyjazne powitanie robi różnicę, gdy zostawiasz wiadomość głosową. Ważne jest, aby wyglądało to biznesowo, ale nadal brzmiało sympatycznie, tak aby klienci nie mieli wrażenia, że rozmawiają z robotem. Pełne szacunku pozdrowienia, takie jak „Dzień dobry” czy „Dzień dobry” sprawdzają się w każdej sytuacji.
- Profesjonalizm: Sposób, w jaki wymawiasz swoje imię i nazwisko oraz przedstawiasz się w wiadomości, może mieć wpływ na to, jak potencjalni nabywcy postrzegają Ciebie lub markę Twojej firmy. Upewnij się, że podczas nagrywania poczty głosowej używasz poprawnej gramatyki i wymowy, aby wyjść na osobę godną zaufania.
- Niezbędne szczegóły: Gdy ktoś do nas zadzwoni, może chcieć uzyskać więcej informacji na temat Twoich usług lub produktów. Dlatego ważne jest, aby podać jak najwięcej niezbędnych szczegółów w terminie, na jaki pozwala sama platforma.
Przykłady biznesowych wiadomości głosowych
Stworzenie idealnej wiadomości głosowej jest niezbędne w każdej firmie. Od ogólnych pozdrowień po wiadomości świąteczne – oto 25 przykładów świetnych biznesowych wiadomości głosowych, które zapewnią Ci inspirację.
Ogólne przykłady powitań w poczcie głosowej
Jeśli chodzi o powitania w poczcie głosowej, najważniejsze jest pierwsze wrażenie. Jako przedsiębiorca chcesz, aby Twoje powitanie brzmiało profesjonalnie i przekazywało rozmówcom właściwy komunikat. Oto pięć przykładów ogólnych powitań poczty głosowej, które możesz dostosować do swoich potrzeb:
1. Witaj, dodzwoniłeś się [Company Name]. Aktualnie jestem niedostępny, proszę jednak o pozostawienie wiadomości, a oddzwonię tak szybko, jak to będzie możliwe.
2. Dziękuję za telefon [Company Name]. Przepraszam, że nie odebrałem telefonu. Proszę zostawić wiadomość, a oddzwonię tak szybko, jak to możliwe.
3. Cześć, to jest [Your Name] z [Company Name]. Przepraszam, że nie odebrałem telefonu, proszę zostawić wiadomość, a oddzwonię tak szybko, jak to możliwe.
4. Osiągnąłeś [Company Name]. Nasze biuro jest obecnie zamknięte. Proszę zostawić wiadomość, a oddzwonię w najbliższych godzinach pracy.
5. Witam, to jest [Your Name] z [Company Name]. Aktualnie jestem niedostępny. Proszę zostawić wiadomość, a oddzwonię tak szybko, jak to będzie możliwe. Dzięki, że zadzwoniłeś!
Krótkie pozdrowienia w poczcie głosowej
Jeśli chodzi o powitania w poczcie głosowej, krótkie i treściwe mogą być równie skuteczne, jak dłuższe wiadomości. Jako przedsiębiorca chcesz przekazywać ważne informacje, jednocześnie mając na uwadze czas rozmówcy. Przyjrzyjmy się czterem przykładom krótkich powitań w poczcie głosowej:
6. Witaj, dodzwoniłeś się [Your Name]zostaw krótką wiadomość, a oddzwonię.
7. Hej, jest [Your Name]zostaw wiadomość, a oddzwonię przed końcem dnia roboczego.
8. To jest [Your Name]Nie mogę odebrać, proszę zostawić wiadomość.
9. Cześć, dodzwoniłeś się [Your Name]Jestem poza biurem, proszę zostawić wiadomość, a oddzwonię.
Śmieszne przykłady powitań w poczcie głosowej
Dodanie odrobiny humoru może wywrzeć trwałe wrażenie na rozmówcach. Nadal możesz zachować profesjonalny ton, dodając odrobinę osobowości do powitania w poczcie głosowej. Oto cztery przykłady zabawnych pozdrowień poczty głosowej:
10. Witaj, dodzwoniłeś się [Your Name]Nie ma mnie obecnie przy biurku, ale jeśli zostawisz wiadomość, oddzwonię szybciej niż a [insert a humorous comparison, e.g. “speeding bullet”].
11. Dziękuję za telefon [Your Name]W tej chwili nie jestem dostępny, ale jeśli zostawisz swoje imię i nazwisko, numer i krótką wiadomość, oddzwonię, zanim zdążysz powiedzieć „Bazinga!”
12. Hej, jest [Your Name]Nie mam obecnie dostępu do telefonu, ale jeśli zostawisz wiadomość, oddzwonię szybciej, niż Jedi wyciągnie miecz świetlny.
13. To jest [Your Name]W tej chwili nie mogę odebrać telefonu, ale jeśli zostawisz wiadomość, postaram się oddzwonić, zanim zjem wszystkie pączki w biurze.
Przykłady profesjonalnych powitań w poczcie głosowej
Profesjonalne pozdrowienia w poczcie głosowej mogą mieć ogromne znaczenie, jeśli chodzi o wywarcie dobrego wrażenia na klientach i innych kontaktach. Oto cztery przykłady dostosowane do użytku biznesowego, które możesz dostosować do własnych potrzeb:
14. Witamy w [business name]. W tej chwili jesteśmy niedostępni, ale jeśli zostawisz nam wiadomość, skontaktujemy się z Tobą tak szybko, jak to możliwe.
15. Dotarłeś [business name]. Zostaw wiadomość, a jeden z członków naszego zespołu wkrótce się z Tobą skontaktuje.
16. Witam! Dzięki, że zadzwoniłeś [business name]zostaw swoje dane, a my skontaktujemy się z Tobą najszybciej, jak to możliwe.
17. Cześć, tu [business name]. Nie jesteśmy w tej chwili dostępni, więc zostaw nam wiadomość głosową, a wkrótce się z Tobą skontaktujemy!
Przykłady świątecznych pozdrowień w poczcie głosowej
W miarę zbliżania się każdego ważnego święta właściciele firm powinni przygotować odpowiednie powitanie w poczcie głosowej, odzwierciedlające porę roku. Oto cztery przykłady konfigurowalnych świątecznych wiadomości głosowych, które są idealne dla ludzi biznesu:
18. Życzę Ci [insert holiday] pełnych radości, pokoju i miłości. To jest [name]proszę zostaw wiadomość, a ja skontaktuję się z Tobą tak szybko, jak to możliwe.
19. Miłej zabawy [holiday]. Osiągnąłeś [name] tutaj, zostaw mi wiadomość, a na pewno oddzwonię.
20. Z mojego [family/team] do ciebie – szczęśliwy [holiday]. Po usłyszeniu sygnału proszę zostawić wiadomość, a wkrótce oddzwonię.
21. Najlepsze życzenia dla wesołych [holiday]! To jest [name]zostaw wiadomość po sygnale, a wkrótce się odezwę!
Przykłady pozdrowień wakacyjnych w poczcie głosowej
Niezależnie od tego, czy wybierasz się na kilkudniowe wakacje, czy na dłuższe wakacje, posiadanie odpowiedniego komunikatu jest niezbędne. Oto 4 przykłady wakacyjnych pozdrowień pocztą głosową, które pokochają Twoi klienci. Pamiętaj, aby dostosować każdy z nich własnymi danymi, aby był osobisty.
22. Cześć! To jest [insert name] i obecnie jestem z dala od biurka na zasłużonym urlopie do [date]. W celu szybszego otrzymania pomocy prosimy o kontakt [name/department] Na [phone number]. Dziękuję. Nie mogę się doczekać rozmowy z Tobą po powrocie!
23. Witam! Osiągnąłeś [insert name], Obecnie jestem poza biurem i korzystam z wolnego, ale obiecuję, że odpowiem, gdy tylko wrócę do biura. Jeśli potrzebujesz natychmiastowej pomocy, zadzwoń [name/department] Na [phone number]. Miłego dnia!
24. Cześć, tu [insert name]Biorę sobie bardzo potrzebny czas i będę mógł odpowiedzieć dopiero później [date]. Proszę, zostaw mi krótką wiadomość, a wkrótce oddzwonię. Aby uzyskać szybszą obsługę, zadzwoń [name/department] Na [phone number]. Dzięki!
25. Witam, niestety tak nie jest [insert name]Wyjechałem na wakacje do końca [date]. W pilnych sprawach proszę o kontakt [name/department] Na [insert email address/phone number]. W przeciwnym razie zostaw wiadomość, a odpowiem po powrocie z przerwy. Dzięki za zrozumienie!
Jak nagrać powitanie w poczcie głosowej
Powitania w firmowej poczcie głosowej powinny brzmieć profesjonalnie, zorganizowanie i przyjaźnie. Oto przewodnik krok po kroku, jak nagrać powitanie w poczcie głosowej, dzięki czemu rozmówcy wywrą odpowiednie wrażenie.
Krok 1: Przygotuj swój skrypt
Zanim podniesiesz słuchawkę i nagrasz pocztę głosową, upewnij się, że przygotowałeś zarys tego, co masz zamiar powiedzieć. Dzięki temu możesz zachować zwięzłość i przejrzystość informacji, nie pomijając żadnych ważnych informacji. Skrypt powinien zawierać Twoje imię i nazwisko, przedstawienie siebie/firmy oraz wszelkie niezbędne dane kontaktowe.
Krok 2: Znajdź spokojne miejsce
Ważne jest, aby znaleźć ciche miejsce, w którym nie będzie Ci przeszkadzać podczas procesu nagrywania. Hałas w tle utrudnia ludziom prawidłowe usłyszenie wiadomości i może pogorszyć ich ogólne wrażenie na temat Twojej marki lub firmy.
Krok 3: Nagraj wiadomość
Gdy znajdziesz się w cichym otoczeniu i masz przygotowany scenariusz, rozpocznij nagrywanie. Upewnij się, że mówisz wyraźnie i poprawnie wymawiaj każde słowo, aby ludzie mogli łatwo zrozumieć, co mówisz. Nie spiesz się także podczas czytania scenariusza. Nie spiesz się, ponieważ może to również wprowadzić ludzi w błąd.
Krok 4: Odsłuchaj i spróbuj ponownie, jeśli to konieczne
Po zakończeniu nagrywania odsłuchaj jeszcze raz, aby upewnić się, że wszystko brzmi wyraźnie i że pomiędzy zdaniami nie ma błędnie wymawianych słów ani bełkotów. Jeśli coś jest nie tak z wiadomością, spróbuj ponownie, aż wszystko będzie brzmiało idealnie, zanim wyślesz w świat pozdrowienia poczty głosowej.
Oto tabela porównawcza, która wizualnie przedstawia opisane kroki. Możesz go użyć dla łatwego odniesienia:
| 1. Przygotuj swój skrypt | Zacznij od napisania zarysu tego, co masz zamiar powiedzieć w poczcie głosowej. Pomaga to zachować przejrzystość i zwięzłość, zapewniając, że żadne istotne szczegóły nie zostaną pominięte. Twój scenariusz powinien zawierać Twoje imię i nazwisko, krótkie przedstawienie Ciebie lub Twojej firmy oraz wszystkie niezbędne dane kontaktowe. |
| 2. Znajdź ciche miejsce | Wybierz spokojne miejsce, aby nagrać powitanie w poczcie głosowej. Dzięki temu żadne dźwięki otoczenia nie zakłócają przekazu, pomagając zachować profesjonalny wizerunek i przejrzystą komunikację. |
| 3. Nagraj wiadomość | Mając scenariusz w ręku i cichą atmosferę, możesz nagrywać. Mów w wygodnym tempie, upewniając się, że każde słowo jest wyraźnie wymawiane, aby było łatwe do zrozumienia. Nie ma potrzeby się spieszyć; przejrzystość jest kluczowa. |
| 4. Odsłuchaj i spróbuj ponownie, jeśli to konieczne | Po zakończeniu nagrywania przejrzyj wiadomość pod kątem niejasnych sekcji lub błędów. Jeśli jakiekolwiek części nie odpowiadają standardom, nie wahaj się nagrać ponownie, dopóki nie będziesz zadowolony z produktu końcowego. Celem jest przedstawienie jasnego, profesjonalnego powitania w poczcie głosowej. |
Wskazówki dotyczące tworzenia fantastycznego powitania w poczcie głosowej
Stworzenie profesjonalnego i przyjaznego powitania w poczcie głosowej może wywrzeć trwałe wrażenie na osobach dzwoniących.
Postępuj zgodnie z tymi pięcioma wskazówkami, jak stworzyć idealne powitanie w poczcie głosowej, aby zrobić dobre wrażenie:
- Zacznij mocno – Upewnij się, że rozpoczynasz pocztę głosową od jasnego przedstawienia się, aby rozmówcy wiedzieli, kto mówi. Możesz także dodać odrobinę humoru, jeśli chcesz, aby Twoja poczta głosowa była bardziej osobista i zachęcająca. Dzięki temu rozmówcy poczują się bardziej komfortowo i chętniej zostawią wiadomość.
- Napisz krótko – Upewnij się, że powitanie nie jest zbyt długie. Dobrą zasadą jest utrzymywanie czasu około 10 sekund lub mniej. Pisząc krótko, dajesz rozmówcom więcej czasu na pozostawienie wiadomości. Pamiętaj też, aby w pozdrowieniu podać wszelkie istotne dane kontaktowe, aby umożliwić rozmówcy skontaktowanie się z Tobą na wiele sposobów.
- Ustaw ton – Podczas nagrywania powitania upewnij się, że brzmisz pewnie i profesjonalnie. Twój głos powinien być czysty i przyjazny, co może znacznie pomóc w zapewnieniu, że rozmówcy będą mieli o Tobie pozytywne wrażenie.
- Etykieta telefonu – Zawsze kończ powitanie dziękując za telefon i pamiętaj, aby w miarę możliwości używać ich imienia i nazwiska. Będziesz także chciał zachować się grzecznie i poprosić o pozostawienie wiadomości na koniec, upewniając się, że Twoi rozmówcy wiedzą, że skontaktujesz się z nimi tak szybko, jak to możliwe.
- Strategiczne podpisanie umowy – Zostaw im coś niezapomnianego, aby odeszli z poczuciem, że zostali wysłuchani. Może to być coś w rodzaju „Miłego dnia” lub „Nie możemy się doczekać wiadomości od Ciebie”. Przygotowanie odpowiedniego podpisu może pomóc sprawić, że dzwoniący poczują się cenieni i docenieni.
Nie lekceważ wpływu sprzedażowej poczty głosowej
Z badań Hubspot wynika, że aż 80% połączeń sprzedażowych kończy się pocztą głosową. To kolejny powód, dla którego tak ważne jest, aby nie przeoczyć okazji do pozostawienia wiadomości.
Wielu przedstawicieli handlowych wie dokładnie, co powiedzieć, gdy potencjalny klient odbierze telefon, ale czują się zagubieni, gdy usłyszą pocztę głosową. Biorąc pod uwagę, że nierozpoznane numery są często ignorowane, pozostawienie wiadomości głosowej to świetna szansa na przedstawienie się i przedstawienie swojej oferty.
Upewnij się, że Twoja wiadomość pozostawi trwały ślad, korzystając z dobrze przygotowanego skryptu poczty głosowej. Dzięki temu masz pewność, że przekażesz wszystkie niezbędne informacje, nie przytłaczając słuchacza.
Pamiętaj też, że poczta głosowa to kolejny punkt kontaktu z potencjalnym klientem. Biorąc pod uwagę, że zazwyczaj potrzeba co najmniej ośmiu interakcji, zanim potencjalny klient wyrazi zgodę na spotkanie, ważne jest, aby nie zmarnować szansy na pozostawienie atrakcyjnej wiadomości głosowej.
Na koniec należy zauważyć, że częstotliwość wiadomości głosowych koreluje z prawdopodobieństwem otrzymania oddzwonienia. Nie chodzi o pozostawienie jakiejkolwiek wiadomości, ale o taką, która rezonuje z odbiorcą. Mając pod ręką solidny skrypt, możesz zwiększyć szanse na to, że oddzwonią o 22%. Dlatego poczta głosowa to coś więcej niż tylko wiadomości; to strategiczne narzędzia komunikacji w Twoim zestawie narzędzi sprzedażowych.
Co należy uwzględnić w sprzedażowej wiadomości głosowej:
- Imię i nazwisko oraz powiązanie z firmą – Jasno podaj swoje imię i nazwisko oraz rolę w organizacji, którą reprezentujesz. Dzięki temu słuchacz natychmiast zrozumie, kto się z nim kontaktuje i jakie ma to znaczenie, co od samego początku zwiększy wiarygodność Twojej wiadomości.
- Najlepszy numer telefonu, pod którym można się z Tobą skontaktować – Upewnij się, że wyraźnie podałeś najbardziej niezawodny numer telefonu lub metodę komunikacji, za pomocą której można się z Tobą skontaktować. Pamiętaj, aby wyraźnie artykułować cyfry i zazwyczaj dobrze jest powtórzyć liczbę dwukrotnie, aby dać słuchaczowi wystarczającą możliwość jej zanotowania lub zapamiętania.
- Powód rozmowy – Określ zwięźle konkretny cel rozmowy, upewniając się, że Twoja intencja została zrozumiana. Niezależnie od tego, czy przekazujesz informacje, prosisz o pomoc, czy próbujesz umówić się na spotkanie, powiedzenie otwarcie, dlaczego się kontaktujesz, pomoże odbiorcy lepiej odpowiedzieć na Twoją wiadomość.
- Korzyści z oddzwonienia – Podkreśl korzyści, jakie odniesie słuchacz, odwzajemniając Twoje połączenie. Mogą to być cenne informacje, ekskluzywne oferty lub potencjał korzystnego partnerstwa. Wyrażając korzyści z góry, zwiększasz prawdopodobieństwo, że odbiorca będzie zmuszony odpowiedzieć.
- Działania, które chciałbyś, aby potencjalny klient podjął – Jasno wskaż kolejne kroki, jakie chcesz, aby odbiorca wykonał, np. oddzwonienie, wysłanie e-maila lub spotkanie o określonej godzinie. Jasne wskazówki pomagają odbiorcy zrozumieć, czego się od niego oczekuje i mogą pomóc mu zareagować. Pamiętaj, aby żądane działanie było rozsądne i łatwe do wykonania.
Konkluzja
Dzięki doskonałej wiadomości poczty głosowej możesz mieć pewność, że Twoi rozmówcy poczują się cenieni i ważni. Bez względu na rodzaj prowadzonej działalności, istnieje styl przekazu, który będzie dla Ciebie najlepszy. Spróbuj poeksperymentować z różnymi pomysłami, aby znaleźć ten, który najbardziej Ci odpowiada, i przekaż pocztę głosową na e-mail, aby mieć pewność, że nie przegapisz żadnych ważnych wiadomości. Rozważ także zastosowanie aplikacji blokujących połączenia, takich jak Kontrola połączeń, aby zapewnić sobie dodatkową warstwę ochrony przed niechcianymi rozmówcami.
