Seuraava artikkeli auttaa sinua: 25 wskazówek dotyczących etykiety e-mailowej
Prawdopodobnie wysyłasz dziesiątki e-maili dziennie, ale czy Twoje wiadomości są dobrze odbierane? Czy niektóre z Twoich e-maili po prostu wkurzają ludzi? Być może łamiesz podstawowe zasady etykiety biznesowej poczty elektronicznej.
Nasza redakcja otrzymuje i wysyła setki e-maili dziennie. Widzieliśmy dobro, zło i brzydotę. Dlatego opracowaliśmy wytyczne dotyczące etykiety e-mailowej, których powinni przestrzegać ludzie biznesu, aby zapewnić solidną komunikację e-mailową.
Wytyczne dotyczące etykiety w biznesowym e-mailu
Oto 25 wskazówek dotyczących etykiety e-mailowej, które możesz rozważyć w swojej małej firmie.
Uzyskaj pozdrowienie i dobre zakończenie
Pisanie skutecznych e-maili zaczyna się od odpowiedniego przywitania i zakończenia. Ankieta Perkbox Insights przeprowadzona wśród 1928 specjalistów wykazała, że rzeczywiście preferowane są określone powitania i zakończenia w wiadomościach e-mail w porównaniu z innymi. Prawie połowa ankietowanych preferuje e-maile rozpoczynające się od powitania „Cześć”. Inne popularne pozdrowienia to:
- Dzień dobry/popołudnie (48%)
- Witam (21%)
- Drogi (20%)
Jeśli chodzi o wyrażenia końcowe w biznesowych wiadomościach e-mail, respondenci ankiety preferowali następujące rozwiązania:
- Pozdrawiam (69%)
- Dziękuję lub jeszcze raz dziękuję (46%)
- Pozdrawiam (31%)
- Z góry dziękuję (21%)
- Najlepsze życzenia (20%)
A jaki jest najgorszy sposób na zakończenie biznesowych e-maili? „Miłość”, „Ciepło” i brak podpisu to najgorsze sposoby na zamknięcie.
Nie zostawiaj ludzi wiszących
Potwierdź odbiór wiadomości, do których nie możesz od razu dotrzeć. Poinformuj nadawcę, że go otrzymałeś i odpowiemy w późniejszym terminie. Powiedz im, kiedy się tego spodziewać. Ustal datę i godzinę i trzymaj się jej.
Jeśli wyjeżdżasz na wakacje lub jesteś poza biurem na dłużej niż dzień lub dwa, skonfiguruj odpowiedź lub wiadomość o nieobecności, aby ludzie mogli szybko otrzymać potwierdzenie. Podaj datę, kiedy wrócisz do biura i kiedy spodziewasz się odpowiedzi. Daj innym alternatywny kontakt w pilnych sprawach, na wypadek, gdyby musieli natychmiast skontaktować się z kimś w Twojej firmie.
Ogranicz akronimy i żargon
Zanim użyjesz skrótów i akronimów biznesowych lub żargonu w swoich e-mailach, zastanów się nad wiedzą odbiorcy. Jeśli na przykład masz do czynienia z klientami z różnych branż, możesz chcieć zawrzeć więcej informacji niż w przypadku współpracowników. Nadużywanie akronimów odcina ludzi od rozmowy.
Używaj opcji „Odpowiedz wszystkim” tylko wtedy, gdy jest to konieczne
Gdy otrzymasz e-maile zawierające kilka osób, możesz ulec pokusie, aby po prostu odpowiedzieć wszystkim. Może to jednak prowadzić do dużej ilości zmarnowanego czasu odbiorców, jeśli wiadomość nie jest dla nich istotna. Może to być nawet kłopotliwe, jeśli Twoja odpowiedź zawiera poufne informacje o firmie i trafia do klienta, który przypadkiem został skopiowany. Zachowaj więc ostrożność i klikaj „odpowiedz wszystkim” tylko wtedy, gdy jest to absolutnie konieczne.
Użyj funkcji Cofnij wysyłanie
Niektórzy klienci poczty e-mail, np. Gmail, mają funkcję umożliwiającą cofnięcie wysłania wiadomości e-mail w ciągu maksymalnie 30 sekund. Jeśli zapomniałeś sprawdzić literówki lub załącznik, działaj szybko, a będziesz mógł anulować wysyłanie wiadomości e-mail, zanim dotrze ona na drugi koniec, i wprowadzić poprawki.
Odczekaj 24 godziny przed wysłaniem wiadomości zawierających emocje
Jeśli kiedykolwiek znajdziesz się w sytuacji, w której będziesz miał ochotę wysłać gniewnego lub emocjonalnego e-maila, stwórz swoją wiadomość. Unikaj klikania „Wyślij”, dopóki nie odejdziesz na jeden dzień, aby oczyścić głowę. E-maile związane z pracą powinny być pozbawione negatywnych emocji. Przyjmowanie emocjonalnych słów jest bolesne dla innych.
Unikaj używania samych wielkich liter
Nie szalej z klawiszem CAPS LOCK, ponieważ według badania 67% ludzi go nie toleruje. Zawsze używaj wielkości zdań. Wielkie litery mogą zwiększyć nacisk. Ale mogą też sprawiać wrażenie krzyku. Rozważ użycie kursywy lub koloru w celu wyróżnienia.
Zachowaj to krótko
Około 29% osób twierdzi, że nie toleruje długich e-maili. Czy naprawdę chcesz stracić prawie jedną trzecią czytelników tylko ze względu na rozmiar wiadomości? Szanuj czas swojego zespołu i współpracowników. Używaj krótkich akapitów i formatowania, np. wypunktowań, które ułatwią przeglądanie wiadomości e-mail.
Zamiast długiego e-maila wypróbuj alternatywę: rozmowę wideo, spotkanie twarzą w twarz lub rozmowę telefoniczną. Jeśli musi to być forma pisemna, utwórz osobny raport w załączniku lub udostępnionym dokumencie w chmurze.
Jasny temat jest koniecznością
Tematy powinny dokładnie odzwierciedlać treść. Jasny temat to grzeczność, która informuje odbiorcę, czego może się spodziewać przed otwarciem wiadomości. Co więcej, może to zadecydować o tym, czy ktoś otworzy Twój e-mail, czy go zignoruje.
Nie udostępniaj informacji poufnych
E-maile są zbyt łatwe do przekazania i udostępnienia lub przypadkowego wysłania do niewłaściwej osoby. Większość wiadomości e-mail nie ma odpowiedniego formatu do udostępniania poufnych informacji.
Używaj humoru z rozwagą
Możesz ulec pokusie dodania odrobiny zabawy lub humoru do swoich e-maili. Jednak bez mowy ciała humor i ton wiadomości mogą być trudne do rozszyfrowania w e-mailach. Nigdy nie używaj żartów, jeśli nie masz dobrych relacji z odbiorcą.
Ogranicz emotikony i emotikony
Jeśli chodzi o emoji, emotikony i emotikony, trzymaj je podczas rozmów z przyjaciółmi i bliskimi współpracownikami. Klienci i potencjalni sprzedawcy mogą postrzegać ich jako nieprofesjonalnych.
Nie spiesz się z przypomnieniami
Daj odbiorcy dzień lub dwa na odpowiedź, w zależności od rodzaju zapytania. Odbiorca może poczuć się ukarany otrzymaniem przypomnienia, gdy przez cały dzień był poza biurem lub był na spotkaniach.
Ponadto przed wysłaniem przypomnień sprawdź folder ze śmieciami lub spamem. Postaw się w sytuacji odbiorcy. Czy kiedykolwiek ktoś skarżył się, że nie otrzymał żadnej z Twoich wiadomości, co zmusiło Cię do ponownego wysłania jej, a następnie odpowiedziałeś: „Och, to było w moim folderze ze spamem”. Prawdopodobnie poczułeś się lekko zirytowany, myśląc: „Dlaczego tam od razu nie zajrzałeś?”
Uważaj na BCC
BCC oznacza ślepą kopię i oznacza, że inni nie widzą osoby skopiowanej na ślepo na liście odbiorców. BCC to dobra etykieta, jeśli chcesz poinformować inne osoby w swojej organizacji i chronić ich imię i nazwisko, stanowisko lub adres e-mail przed udaniem się, powiedzmy, do przedstawiciela handlowego zewnętrznego dostawcy. Ale BCC może być złą etykietą, jeśli twoim celem jest przebiegłość i działanie za plecami współpracownika. Jak się poczujesz, jeśli Twój współpracownik dowie się, że jego szef został naśladowany w ciemno? Jeśli mogłoby go to zdenerwować, nie używaj tego.
Dodaj osobistą wiadomość podczas przekazywania
Jeśli uznasz, że konieczne jest przesłanie wiadomości e-mail do współpracownika, dodaj wprowadzenie na górze, zamiast po prostu klikać „Wyślij”. Nie zmuszaj współpracowników do przeczytania nieznanego wątku e-mailowego bez kontekstu. Rozważ także zmianę tytułu tematu, aby miał większy sens.
Dodaj adres e-mail jako ostatni
Jeśli piszesz zupełnie nową wiadomość e-mail, przed dodaniem adresów e-mail zacznij od tematu i treści. Zapobiegnie to przypadkowemu wysłaniu wiadomości zbyt wcześnie i konieczności marnowania czasu innych na mówienie im, aby zignorowali Twoją niekompletną wiadomość.
Przygotuj jasne wezwanie do działania
Jeśli w ogóle chcesz, co odbiorca zrobił z Twoją wiadomością? Jeżeli ma to wyłącznie na celu poinformowanie drugiej osoby, należy to wyrazić. Ale jeśli oczekujesz odpowiedzi, decyzji lub czegoś innego, wyrażaj się jasno. To niesamowite, jak wiele e-maili nie zawiera jasnych informacji na temat tego, o co odbiorca jest proszony (lub czego nie robi).
Dołącz informacje kontaktowe
Dwadzieścia trzy procent użytkowników poczty e-mail twierdzi, że brak blokady podpisu w wiadomości e-mail jest niewłaściwą etykietą. Profesjonalny podpis e-mail zawierający istotne informacje nie tylko sprawi, że będziesz wyglądać bardziej profesjonalnie; ułatwia to także osobie, z którą się kontaktujesz.
Dołącz odpowiednie informacje, takie jak numer telefonu, witryna internetowa firmy i adresy w mediach społecznościowych, aby klienci mogli łatwo się z nimi skontaktować, jeśli mają dodatkowe pytania. Jeśli Twój e-mail zawiera szczegółowe instrukcje dla osoby, która ma do Ciebie zadzwonić lub skontaktować się z Tobą w inny sposób, podaj te dane również w treści.
Trzymaj się czerni i bieli
Niektóre osoby próbują dodać trochę humoru do swoich e-maili za pomocą unikalnych kolorów, czcionek lub elementów projektu. Może to jednak zmylić niektórych odbiorców. A style, które Ci się podobają, mogą sprawić, że będą mniej atrakcyjne dla innych.
Unikaj używania unikalnych kolorów czcionek i wzorów tła w swoich e-mailach. Najłatwiej jest odczytać klasyczną czerń i biel. I połącz go z podstawowymi czcionkami, takimi jak Times New Roman. Pomoże Ci to zrobić profesjonalne wrażenie, niezależnie od tego, czy komunikujesz się z pracownikami, czy partnerami. .
Ogranicz wykrzykniki
Niektórzy używają wykrzykników, aby wyrazić podekscytowanie lub wyrazić życzliwość. Należy ich jednak używać oszczędnie w profesjonalnej poczcie e-mail. W rzeczywistości 16% uważa, że ten znak interpunkcyjny jest niedopuszczalny, a 48% toleruje tylko jeden znak interpunkcyjny w e-mailu.
Zwróć uwagę na ton wiadomości e-mail. Na przykład wiadomość e-mail ogłaszająca nowe, ekscytujące produkty lub usługi może zawierać więcej niż tylko wiadomość e-mail dotyczącą problemu z komunikacją między pracownikami. A potem przeczytaj go na końcu, aby dokładnie sprawdzić, czy nie jest przepełniony nadmiernymi emocjami.
Czytać korektę
Nie chcesz tracić czasu na tworzenie świetnej wiadomości e-mail, która będzie zaśmiecona błędami ortograficznymi i gramatycznymi. Przed wysłaniem poświęć chwilę na korektę i sprawdzenie pisowni, aby wykryć potencjalne błędy. Szukaj problemów ortograficznych i gramatycznych.
Dodatkowo przeczytaj swoją wiadomość, mając na uwadze, jak odbiorca ją przeczyta. Zastanów się nad tonem, aby upewnić się, że nie zostanie odebrany w inny sposób.
Następnie wróć i upewnij się, że w e-mailu poprawnie wpisałeś imię i nazwisko osoby. W tym przypadku nie można być zbyt ostrożnym. Wybierz także właściwy adres e-mail — wysyłanie wiadomości na niewłaściwe konta e-mail jest kłopotliwe.
Wiedz, kiedy zachować się formalnie
W przypadku osób, do których wysyłasz e-maile po raz pierwszy, zachowaj bardziej formalny charakter. Błędem jest zachowanie bardziej formalnego i profesjonalnego podejścia do klientów i przełożonych. Formalność świadczy o szacunku i jest mniej prawdopodobne, że zostanie błędnie zinterpretowana.
Gdy poznasz kogoś bliżej, możesz podejść do sprawy mniej formalnie. Na przykład zamiast pełnych imion i nazwisk możesz użyć imion lub pseudonimu. Możesz też skrócić powitanie lub pożegnać się z osobami, z którymi regularnie się kontaktujesz.
Nie zapomnij dołączyć
Dość często zdarza się, że mówisz, że coś dołączasz, a potem zapominasz o tym. To nie tylko sprawia, że wyglądasz na zapominalskiego; zmusza także odbiorcę do skontaktowania się z przypomnieniem. Dlatego sprawdź dokładnie przed wysłaniem.
Dodatkowo, jeśli jest ich kilka, nazwij załączniki odpowiednio. Dzięki temu mogą uniknąć otwierania każdego z nich, aby zobaczyć, co to jest. Może nawet pomóc im uniknąć otwierania załączników zawierających wirusy lub złośliwe oprogramowanie. Jeśli to możliwe, wysyłaj pliki PDF zamiast plików wymagających określonego programu, aby nie musiały pobierać dodatków, aby zobaczyć, co wysłałeś.
Weź pod uwagę różne kultury i języki
Czasami możesz korespondować za pośrednictwem poczty elektronicznej z osobami z różnych kultur i środowisk. Pamiętaj więc o tym podczas tworzenia odpowiedzi, aby nikt nie poczuł się urażony ani zdezorientowany.
Na przykład używaj prostych, powszechnie znanych terminów zamiast slangu skupiającego się na Ameryce. Jeśli regularnie komunikujesz się z zespołami lub odbiorcami w danym kraju, poszukaj informacji na temat tej kultury, aby uzyskać jeszcze więcej szczegółów i uniknąć nieporozumień w komunikacji.
Rozpocznij nowy łańcuch e-maili dla nowych tematów
Wysyłając e-maile do osoby, z którą często korespondujesz, kuszące może być utrzymywanie nieprzerwanej pracy tylko jednego łańcucha. Może to jednak utrudniać organizację rozmów. Rozpocznij więc nowy łańcuch dla każdego nowego przedmiotu.
Podobnie przesyłaj wiadomości tylko wtedy, gdy jest to absolutnie konieczne. I unikaj klikania „Odpowiedz wszystkim”, jeśli chcesz wysłać wiadomość tylko do jednego lub dwóch odbiorców w łańcuchu e-maili.
Jakie są zasady i zakazy korzystania z firmowej poczty e-mail?
Dawkowanie:
- Zachowuj profesjonalną korespondencję biznesową.
- Twórz e-maile, które szanują czas innych.
- Trzymaj się tematu i przejdź do sedna.
Czego nie wolno:
- Nie nadużywaj emotikonów ani wykrzykników.
- Nie używaj slangu w kontaktach z klientami lub współpracownikami biznesowymi, których nie znasz dobrze.
- Nie używaj emocjonalnych słów.
- Nie używaj sarkazmu i uważaj na humor i ton, aby przypadkowo nie urazić wysyłając e-mail.
Jakie są zalety etykiety e-mailowej?
Przyjęcie zasad etykiety e-mailowej ma pięć zalet:
- Profesjonalizm.
- Poprawiony wizerunek firmy.
- Lepsza reakcja na komunikaty sprzedażowe.
- Efektywność organizacyjna i oszczędność czasu.
- Zmniejsz odpowiedzialność w miejscu pracy, unikając niewłaściwego tonu lub błędnej interpretacji.
Więcej wskazówek dotyczących etykiety:
Wskazówki dotyczące etykiety biurowej
Etykieta spotkań online
