Seuraava artikkeli auttaa sinua: 7 przykładów formatów e-maili dla firm
Jeśli chodzi o prowadzenie udanego biznesu, komunikacja jest kluczowa. Skuteczna komunikacja biznesowa wymaga nie tylko przejrzystości, ale także stosowania odpowiednich formatów wiadomości e-mail i etykiety. W tym artykule przeanalizujemy 7 różnych przykładów formatów wiadomości e-mail dla firm, które pomogą Ci rozpocząć tworzenie profesjonalnych wiadomości e-mail, które za każdym razem przynoszą rezultaty. Zacznijmy!
Dlaczego odpowiedni format wiadomości e-mail jest ważny?
Profesjonalne e-maile w odpowiednim formacie są ważne, aby w korespondencji sprawiać wrażenie osoby profesjonalnej i wiarygodnej. Pomaga przekazać odpowiedni komunikat, zbudować dobre relacje z kontaktami i utrzymać dobrą reputację. Odpowiednio sformatowany e-mail może również pomóc w utrzymaniu przejrzystości, uporządkowania i merytorycznych rozmów.
Czym oficjalny format wiadomości e-mail różni się od nieformalnego formatu wiadomości e-mail?
Formalny format wiadomości e-mail jest zazwyczaj mniej swobodny niż nieformalny format wiadomości e-mail. W formalnej wiadomości e-mail powinieneś używać bardziej profesjonalnego tonu i unikać używania skrótów i slangu. Ogólnie rzecz biorąc, powinieneś także unikać używania emotikonów w formalnych wiadomościach e-mail.
Jaki jest właściwy format firmowej wiadomości e-mail?
Pisanie biznesowych e-maili odbywa się zgodnie z pewnym zestawem konwencji, które odróżniają je od innych rodzajów pisania. Przestrzegając tych konwencji, stworzysz dopracowane i profesjonalne wrażenie, które docenią Twoi odbiorcy. Przyjrzyjmy się właściwemu formatowi firmowej wiadomości e-mail i kilku wskazówkom, dzięki którym Twoje e-maile będą dobrze napisane i skuteczne.
1. Profesjonalny adres e-mail
Twój adres e-mail powinien być profesjonalny i łatwy do zapamiętania. Unikaj używania pseudonimów i innych nieprofesjonalnych adresów. Możesz utworzyć osobny adres e-mail, którego będziesz używać wyłącznie do korespondencji służbowej. Jeśli Twoja firma ma stronę internetową, Twój adres e-mail powinien zawierać nazwę domeny Twojej firmy.
2. Temat
Tematy powinny być jasne, zwięzłe i na temat. Jeśli to możliwe, używaj słów zachęcających do działania, takich jak „Wymagane działanie” lub „Ważne ogłoszenie”. Wiersz tematu może również pomóc odbiorcy szybko rozpoznać cel wiadomości e-mail. Pamiętaj, aby unikać ogólnych tematów, takich jak „Cześć” lub „Witam”, a także wszelkich potencjalnych słów spamowych, takich jak „bezpłatne” lub „promocja”.
3. Otwarcie e-maila
Otwarcie powinno być jasne i profesjonalne. Rozpocznij od powitania, np. „Kochanie”, po którym następuje imię i nazwisko odbiorcy. Jeśli dobrze znasz tę osobę, możesz użyć jej imienia. W przeciwnym razie trzymaj się bardziej formalnego pozdrowienia. Pierwsze zdanie powinno być również uprzejme i serdeczne, np. „Mam nadzieję, że ten e-mail zastanie Cię w dobrym zdrowiu”.
4. Treść e-maila
Treść wiadomości e-mail powinna być zwięzła i uporządkowana. Podziel treść na akapity, każdy z własnym tematem lub pomysłem. W stosownych przypadkach używaj aktywnego języka, takiego jak „sugeruję” lub „polecamy”, i unikaj długich słów lub wyrażeń. Ważne jest również unikanie zbyt swobodnego języka, takiego jak slang lub skróty.
5. Wniosek e-mailowy
Skuteczne zakończenie Twojego e-maila powinno podsumowywać główne punkty Twojej wiadomości i zawierać wezwanie do działania, np. „daj mi znać, jeśli masz jakieś pytania”, jeśli to konieczne. Staraj się, aby zakończenie wiadomości e-mail było krótkie, grzeczne i profesjonalne. Pomocne może być także załączenie pozdrowienia na zakończenie lub innego oświadczenia.
6. Wyloguj się e-mailem
Podpis e-mailowy powinien być uprzejmy i profesjonalny. Typowe przykłady to „Z poważaniem”, „Dziękuję” lub „Pozdrowienia”. Jeśli to konieczne, możesz także dołączyć podpis z danymi kontaktowymi.
7. Podpis e-mail
Twój podpis e-mail powinien zawierać imię i nazwisko, stanowisko, nazwę firmy i dane kontaktowe. Jeśli chcesz jeszcze bardziej spersonalizować swój podpis, możesz także dołączyć zdjęcie głowy lub logo.
Profesjonalne wskazówki dotyczące formatu wiadomości e-mail
Biznesowe wiadomości e-mail powinny mieć standardowy, profesjonalny format, aby wiadomości były przejrzyste i uporządkowane. Oto kilka dodatkowych wskazówek dotyczących tworzenia skutecznych e-maili biznesowych:
Zacznij od chwytliwego i odpowiedniego tematu
Pisząc profesjonalną wiadomość e-mail, temat powinien być jasny i zwięzły, aby mieć pewność, że odbiorca zna cel wiadomości e-mail. Pomocne może być również użycie w temacie słów wyrażających akcję, aby przyciągnąć uwagę.
Spersonalizuj swój e-mail
Pisząc profesjonalną wiadomość e-mail, personalizowanie jej za pomocą imienia i nazwiska odbiorcy, stanowiska lub nazwy firmy może pomóc w stworzeniu bardziej znaczącej więzi z odbiorcą. Jest to szczególnie prawdziwe w przypadku wiadomości e-mail wysyłanych do wielu osób.
Staraj się, aby e-maile były zwięzłe i na temat
E-maile biznesowe powinny być zwięzłe i na temat. Unikaj używania długich słów lub wyrażeń i unikaj niepotrzebnych szczegółów, które mogą zmylić czytelnika. Jeśli to możliwe, powinieneś także pisać krótkie e-maile, nie dłuższe niż dwa lub trzy akapity.
Spraw, aby Twój e-mail był łatwy do odczytania
Pisząc e-mail biznesowy, używaj aktywnego języka i krótkich zdań. Powinieneś także podzielić treść na akapity, aby ułatwić czytelnikowi przeglądanie. Unikaj używania żargonu lub terminów technicznych i używaj wypunktowań, aby ułatwić czytelnikowi szybkie znalezienie kluczowych punktów.
Unikaj używania slangu, skrótów i emotikonów
Biznesowe e-maile powinny być profesjonalne i jako takie, slang, skróty i emotikony są na ogół nieodpowiednie. Unikaj ich używania, jeśli nie masz pewności, że nie zostaną źle zrozumiane przez odbiorcę. Unikaj slangu typu LOL i oszczędnie używaj emotikonów. Skurcze, których należy unikać, obejmują „nie można”, „nie” i „nie powinienem”.
Bądź świadomy tonu
Ton Twojego e-maila powinien odzwierciedlać rodzaj rozmowy, którą będziesz prowadzić osobiście. Starannie dobieraj słowa i staraj się nie sprawiać wrażenia złych, agresywnych lub sarkastycznych. Ważne jest, aby zachować się kulturalnie i profesjonalnie, nawet jeśli e-mail zawiera negatywne informacje.
Bądź miły, uprzejmy i wdzięczny
Twoje e-maile powinny być zawsze uprzejme i serdeczne. Używaj w swoich wiadomościach słów takich jak „proszę”, „dziękuję” i „uprzejmie”, aby okazać szacunek. Powinieneś także doceniać czas i wysiłek danej osoby, zwłaszcza jeśli ci w czymś pomaga.
Bądź towarzyski, energiczny i sympatyczny
Pisząc biznesowy e-mail, ważne jest, aby być towarzyskim i energicznym. Używaj pozytywnych słów, które wyrażają entuzjazm i pamiętaj o podaniu danych kontaktowych, aby odbiorca mógł łatwo się z Tobą skontaktować.
Wspomnij o punktach z poprzedniej rozmowy
Jeśli Twój e-mail jest odpowiedzią na coś, co odbiorca powiedział lub o co wcześniej zapytał, pamiętaj o uwzględnieniu konkretnych punktów z poprzedniej rozmowy. Pomoże to pokazać odbiorcy, że zwróciłeś uwagę na jego myśli i obawy. Pomoże także odświeżyć pamięć odbiorcy i ułatwi mu zrozumienie tego, co mówisz.
Zakończ wezwaniem do działania
Kończąc swój profesjonalny e-mail, pamiętaj o dołączeniu wezwania do działania. Może to oznaczać poproszenie odbiorcy o opinię, uwagi lub uwagi na temat czegoś, o czym wspomniałeś w e-mailu. Może to być także zaproszenie ich do podjęcia określonego działania. Cokolwiek to jest, upewnij się, że Twoje wezwanie do działania jest jasne i łatwe do zrozumienia dla odbiorcy.
Użyj profesjonalnego podpisu e-mail
Jak wspomniano wcześniej, podpis w wiadomości e-mail powinien zawierać imię i nazwisko, stanowisko i dane kontaktowe, a także zdjęcie głowy lub logo, jeśli chcesz. Pomoże to wywrzeć na odbiorcy bardziej profesjonalne wrażenie, co jest istotne przy wysyłaniu e-maili biznesowych. Ponadto powinieneś rozważyć umieszczenie zastrzeżenia zawodowego w podpisie e-mailowym ze względów prywatności i prawnych. Pomoże to chronić Ciebie i Twojego odbiorcę.
Załącz list motywacyjny lub inny odpowiedni plik
Jeśli masz odpowiednie dokumenty, które chcesz dołączyć do wiadomości e-mail, takie jak list motywacyjny lub życiorys, pamiętaj o ich załączeniu. Pomoże to pokazać, że przejmujesz inicjatywę i jesteś proaktywny. Pamiętaj tylko, aby przed wysłaniem upewnić się, że załączniki są wolne od wirusów.
Dokładnie sprawdzaj e-maile przed wysłaniem
Przed wysłaniem firmowego e-maila warto sprawdzić go pod kątem błędów gramatycznych, ortograficznych i interpunkcyjnych. Zwróć szczególną uwagę na wszelkie instrukcje i prośby zawarte w wiadomości e-mail, ponieważ ważne jest, aby były dokładne i jasne. Czasami pomocne jest przeczytanie na głos wiadomości e-mail przed jej wysłaniem, ponieważ może to pomóc w wykryciu ewentualnych błędów.
Odpowiadaj niezwłocznie na wszystkie e-maile
Chociaż nie musi to koniecznie nastąpić w ciągu kilku minut, powinieneś dołożyć wszelkich starań, aby szybko odpowiedzieć na wszystkie e-maile. Pokazuje to odbiorcy, że szanujesz jego czas i cenisz jego wkład. Pomoże to również w rozwinięciu silnych relacji zawodowych ze współpracownikami i klientami.
Jak rozpocząć profesjonalną pocztę e-mail?
Profesjonalny e-mail powinien mieć jasny cel i być wolny od błędów gramatycznych i ortograficznych.
Pierwszym krokiem jest określenie celu wiadomości e-mail. Próbujesz umówić się na spotkanie, przedstawić się potencjalnemu klientowi lub podziękować komuś za współpracę?
Gdy już znasz cel wiadomości e-mail, możesz rozpocząć tworzenie wiadomości. Używaj zwięzłego i jasnego języka oraz unikaj slangu i nieformalnego języka.
Ważne jest również sprawdzenie wiadomości e-mail przed jej wysłaniem, aby wykryć literówki lub błędy. Jeśli poświęcisz czas na staranne przygotowanie profesjonalnego adresu e-mail, z pewnością zrobisz na nim świetne wrażenie.
Jakie są cztery części oficjalnego e-maila?
Cztery części formalnego e-maila to temat, powitanie, treść wiadomości i podpis.
Temat powinien być krótki i na temat. Powinno dać czytelnikowi pojęcie, czego dotyczy e-mail.
Powitanie lub pozdrowienie powinno być skierowane do czytelnika za pomocą jego imienia i nazwiska lub stanowiska. Treść wiadomości to miejsce, w którym napiszesz swój e-mail. Pamiętaj, aby sprawdzić swoją wiadomość przed jej wysłaniem.
Podpis zawiera Twoje imię i nazwisko, stanowisko i dane kontaktowe. Dzięki temu odbiorca wie, z kim rozmawia i jak może się z Tobą skontaktować.
