Seuraava artikkeli auttaa sinua: 9 parasta käytännön vinkkiä asiakkaan laskujen käsittelyyn
Laskujen lähettäminen asiakkaille ja niiden maksaminen ajoissa on tärkeää yrityksesi selviytymisen kannalta. Tässä on parhaat vinkkimme asiakkaasi laskujen käsittelyyn, jotta voit minimoida maksuviivästyksiä ja jatkaa yrityksesi sujuvaa toimintaa.
1. Keskustele ensin maksuehdoista
Väärinyhteyksien ja maksuviivästysten välttämiseksi on parasta vahvistaa maksuehdot ja tiedot ennen tilauksen viimeistelyä. On hyvä idea saada asiakkaasi allekirjoittamaan vakuutuskirje, jossa kerrotaan, miten maksuehdot toimivat ja mitä seurauksia maksun väliin jäämisestä on. Tämä voi estää asiakkaitasi joutumasta maksamatta maksuja tai rohkaista heitä kysymään sinulta henkilökohtaisia maksusuunnitelmia etukäteen. Jos tiedät, milloin asiakkaasi voi maksaa, voit säätää itsesi vastaavasti ja pitää suhteen ennallaan.
2. Ota käyttöön joustavia maksuvaihtoehtoja
Mitä enemmän maksuvaihtoehtoja tarjoat, sitä epätodennäköisemmin asiakkaasi ohittaa maksun. Luottokortit, sähköiset siirrot, käteinen, maksumääräys, sekit ja jopa PayPal, Apple Pay tai Stripe ovat helppoja hyväksyä ja voivat helpottaa asiakkaiden maksamista sinulle. Jos hyväksyt vain yhden maksutavan, asiakkaidesi voi olla vaikeampaa saada varoja ajoissa.
3. Kunnioita myös aikajanaasi
Jos odotat asiakkaasi maksavan laskunsa ajallaan, sinun tulee myös huolehtia tuotteiden tai palveluiden toimittamisesta ajallaan ja lähettää lasku ajoissa. Yritä välttää laskun lähettämistä vähän ennen sen eräpäivää, koska se ei anna asiakkaallesi paljon aikaa valmistella maksua. Varmista sen sijaan, että lähetät laskut nopeasti ja toimitat myös tavarasi tai palvelusi sovitulla tavalla. Asiakkaillasi on myös noudatettava taloussuunnitelma ja aikataulu, joten on kohteliasta ja edullista noudattaa myös näitä aikatauluja.
4. Luo yksityiskohtaiset laskut
Asiakkaasi tilaavat todennäköisesti useammalta kuin yhdeltä toimittajalta, joten he eivät välttämättä tunnista laskun kohdetta heti saatuaan sen. Jos asiakkaasi joutuu selvittämään, mistä lasku on tarkoitettu ja mitä kukin siinä oleva veloitus edustaa, se viivästyttää hänen kykyään käsitellä laskusi ja maksaa se. Vältä tämä viive ja sekaannukset sisällyttämällä kaikki tiedot laskuusi. Kaikki maksut tulisi eritellä ja jokaiselle on oltava selkeä selitys. Maksuehtojen tulee olla näkyvissä ja helposti ymmärrettävissä. Ehtojen tulee olla samat kuin aiemmin sovitut ehdot sekaannusten välttämiseksi. Tämä auttaa sinua saamaan asiakkaasi maksamaan laskunsa paljon nopeammin.
5. Seuraa ASAP
Heti kun huomaat, että maksu puuttuu, sinun tulee ottaa yhteyttä suoraan asiakkaaseen varmistaaksesi, ettei sinulla ole ongelmia, jotka odottavat sinun korjaavan ennen maksun lähettämistä. Mitä nopeammin muodostat yhteyden, sitä nopeammin saat maksun. Varmista, että otat yhteyttä oikeaan henkilöön asiakkaan yrityksessä varmistaaksesi, ettei laskun käsittelyssä ja maksun vastaanottamisessa tule enää viiveitä. Jos sinulla on ongelma, jonka asiakkaasi odottaa sinun ratkaisevan, voit ryhtyä toimenpiteisiin välittömästi varmistaaksesi, että maksusi tulee perille.
6. Ylläpidä erinomaisia laskurekistereitä
Pysyäksesi ajan tasalla laskuistasi ja varmistaaksesi, että ne lähetetään ajoissa ja maksetaan ajallaan, sinun tulee pitää erinomaista kirjanpitoa. Digitaalisen kirjanpitoohjelmistojärjestelmän avulla voit helposti hallita asiakkaidesi laskuja. Tämä auttaa sinua pysymään järjestyksessä ja varmistamaan, että voit hallita saapuvia varojasi ja lähteviä kulujasi helpommin.
7. Harkitse laskun faktorointia
Jos sinulla on vaikeuksia saada asiakkaasi maksamaan lasku ajoissa, sillä voi olla vaikutuksia yritykseesi. Se voi hidastaa kykyäsi tilata tarvikkeita ja maksaa työntekijöillesi. Saapuvat varat ovat välttämättömiä yrityksesi selviytymiselle, varsinkin jos olet vasta aloittamassa ja sinulla on vähän tuloja. Laskujen factoring auttaa sinua muuttamaan laskusi käteiseksi, jotta voit jatkaa toimintaasi. Pohjimmiltaan myyt laskusi factoring-yritykselle, joka maksaa sinulle lähes laskun kokonaisarvon heti. Kun asiakas maksaa sinulle, voit maksaa takaisin factoring-yhtiölle. He myös veloittavat pienen prosenttiosuuden maksunsa kattamiseksi. Saat hieman vähemmän, jotta voit saada ainakin suurimman osan varoista heti.
8. Pyydä talletusta
Talletuksen pyytäminen asiakkailta ennen tilauksen täyttämistä on loistava tapa varmistaa varoja varhaisessa vaiheessa tarvikkeiden kulujen kattamiseksi. Tämä tekee myös todennäköisemmin, että asiakkaasi maksaa saldon, koska he ovat jo sijoittaneet. Pienen talletuksen pyytäminen on yleensä pyyntö, jonka asiakkaat ymmärtävät ja jonka kanssa ei ole ongelmia. Se myös varmistaa, että sinulla on ainakin jonkin verran kassavirtaa käynnissä koko tapahtuman ajan.
9. Tarjoa asiakkaille kannustimia
Tarjoa kannustimia, jotta asiakkaasi maksavat laskunsa nopeasti. Esimerkiksi hyvitys tai alennus, joka koskee ennenaikaista maksua tai maksuja ennen 30 päivää, kannustaa heitä maksamaan nopeammin. Kannustimien tarjoaminen voi auttaa sinua saamaan kassavirtasi liikkumaan paljon helpommin ja minimoi tarpeen jahtaa asiakkaitasi rahan takia. Jos he saavat etuja ja alennuksia ennenaikaisista tai oikea-aikaisista maksuista, asiakkaat maksavat todennäköisimmin.
