Seuraava artikkeli auttaa sinua: Czy możesz używać firmowego konta bankowego do użytku osobistego?
Czytelnik pyta:
Niedawno zostałam zatrudniona jako księgowa w małej firmie produkcyjnej. Mój szef, właściciel, korzysta z firmowego konta bankowego do celów osobistych – i to doprowadza mnie do szału! Wypłaca pieniądze za pomocą karty debetowej na wydatki osobiste.
W zeszłym tygodniu jego żona kupiła do domu telewizor z dużym ekranem, korzystając z czeku in blanco, który podpisał z konta firmowego. Z dnia na dzień nigdy nie wiem, ile pieniędzy będzie miała firma.
Wyjaśniłem, że najlepszą praktyką jest oddzielenie funduszy służbowych od osobistych, ale on odpowiedział, że to nie ma znaczenia, ponieważ firma to spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, a on jest jej jedynym właścicielem. Kto ma rację? Mój szef? Albo ja? I co powinienem zrobić?
— Roksana z Nowego Jorku
Dlaczego nie używać firmowego konta bankowego do celów osobistych
Oto 7 istotnych powodów, dla których właściciele małych firm nie powinni używać firmowego konta bankowego do użytku osobistego. Mieszanie funduszy lub łączenie finansów osobistych i biznesowych niesie ze sobą następujące zagrożenia:
1. Utrudnia zarządzanie przepływami pieniężnymi
Kiedy połączysz fundusze biznesowe i osobiste, sytuacja w zakresie przepływu środków pieniężnych w firmie może stać się zagmatwana i trudniejsza do przewidzenia.
Na przykład firma może nie mieć wystarczających środków, gdy nadejdzie termin płatności niezbędnego rachunku biznesowego. Może się tak zdarzyć, ponieważ właściciel zdecyduje się jednocześnie płacić wydatki osobiste z konta firmowego.
Niektórzy właściciele firm po prostu patrzą na saldo swojego konta bankowego, widzą dodatnią kwotę i myślą, że mogą swobodnie wydawać. Takie nastawienie może szybko doprowadzić do kryzysu przepływów pieniężnych, zakłócając stabilność finansową przedsiębiorstwa.
2. Niszczy ochronę przed odpowiedzialnością osobistą
Właściciel korporacji lub spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (LLC) może zostać pociągnięty do osobistej odpowiedzialności za długi biznesowe, jeśli łączą one fundusze osobiste i biznesowe.
Wielu właścicieli zakłada spółki LLC lub korporacje właśnie po to, aby ograniczyć swoją osobistą odpowiedzialność za długi biznesowe. Jeśli jednak właściciel zaciera granice między finansami osobistymi i biznesowymi, ochrona przed odpowiedzialnością może być zagrożona.
W niektórych przypadkach sądy potrafią „przebić zasłonę korporacyjną”, pociągając właściciela do odpowiedzialności za długi biznesowe.
Ryzyko to jest szczególnie wysokie w przypadku jednoosobowych spółek z oo i korporacji, których właściciele mogą uważać, że rozdzielenie funduszy nie ma znaczenia, ponieważ są jedynym właścicielem.
Może to przynieść odwrotny skutek, zwłaszcza jeśli firma zostanie zamknięta, pozostawiając za sobą dług biznesowy, którego niespłacany wierzyciel może domagać się od właściciela.
3. Zawyża lub zaniża kwoty odliczeń podatkowych
Aby wydatki mogły zostać uznane za odliczenia od podatku od działalności gospodarczej, muszą być poniesione w celach biznesowych. Kiedy rachunki osobiste opłacane są za pomocą firmowego konta bankowego, komplikuje to identyfikację faktycznych wydatków służbowych.
W rezultacie możesz przegapić uzasadnione odliczenia. Alternatywnie możesz błędnie zaklasyfikować wydatki osobiste jako związane z działalnością gospodarczą, co doprowadzi do kar i wysokiego podatku z IRS, jeśli zostaniesz poddany audytowi.
Powaga tego problemu nasila się, gdy właściciele firm zaniedbują aktualizowanie swojej dokumentacji finansowej.
Zbyt często właściciele czekają do czasu podatkowego, aby kategoryzować wydatki. Kiedy nadchodzi ten czas, wspomnienia blakną, a właściciele przeglądają stosy rachunków, starając się odróżnić wydatki służbowe od osobistych. Ten scenariusz jest gotowy na kosztowne błędy.
4. Niepotrzebnie komplikuje księgowość
5. Prowadzi do sprzeciwu innych interesariuszy
Wyraźne rozróżnienie między finansami osobistymi i biznesowymi ma kluczowe znaczenie dla zachowania przejrzystości i zaufania wśród innych interesariuszy.
Akcjonariusze, inwestorzy i partnerzy biznesowi mogą szybko zacząć się niepokoić, jeśli zauważą, że traktujesz firmę jak swoją osobistą skarbonkę.
Takie zachowanie może rodzić poważne wątpliwości co do uczciwości zarządzania finansami przedsiębiorstwa i podważać zaufanie wśród osób, które zainwestowały w jej sukces.
Założyciel WeWork odkrył to na własnej skórze. Ta świetnie prosperująca spółka, niegdyś wyceniana na 47 miliardów dolarów, latem 2019 roku złożyła wniosek o pierwszą ofertę publiczną. Z ujawnionych informacji wynika, że założyciel prowadził interesy na własny rachunek, włączając w to pożyczki osobiste, które zaciągnął od firmy po stawkach niższych od rynkowych.
Innymi słowy, założyciel przeznaczał fundusze firmy na cele osobiste.
Największy inwestor firmy zmusił go do rezygnacji ze stanowiska dyrektora generalnego. W końcu musiał zrezygnować z założonej przez siebie firmy!
WeWork jest tego głośnym przykładem. Należy jednak pamiętać, że nawet w małej firmie, która nie planuje pierwszej oferty publicznej, zainteresowane strony mogą wnieść pozew w związku ze sprzeniewierzeniem funduszy, oszustwem lub naruszeniem obowiązku powierniczego.
Jeśli więc są inni właściciele lub inwestorzy, pokrycie wydatków osobistych z konta firmowego w końcu Cię dogoni.
6. Może zniweczyć część korzyści z Podrozdziału S
Pomieszane konta mogą wrzucić klucz do najlepszego planu podatkowego z podrozdziału S.
Podrozdział S to wybór dokonany w IRS w celu traktowania podatków jako przeniesienia i uniknięcia podwójnego opodatkowania zarówno korporacji, jak i właściciela.
Kolejną zaletą podrozdziału S jest to, że może on obniżyć podatki od zatrudnienia (podatki na opiekę medyczną i ubezpieczenie społeczne) dla właściciela.
Oto jak to działa. Właściciel staje się pracownikiem firmy. Tak długo, jak pobiera rozsądną pensję, właściciel nie musi płacić podatków od zatrudnienia od wypłat korporacyjnych ponad pensję.
Jeśli jednak właściciel pobiera wypłaty inne niż wynagrodzenie, nie monitorując dokładnie, ile wydaje, może popaść w konflikt z IRS.
Jak? Pobierając wypłaty znacznie przewyższające jego pensję. Prawo podatkowe wymaga, aby wynagrodzenie właściciela nie było nieracjonalnie niskie w porównaniu z podziałem zysków.
Może się zdarzyć, że właściciel straci kontrolę nad tym, ile bierze z firmy na cele osobiste. Jest to łatwe do zrobienia, jeśli łączysz wydatki osobiste i służbowe i nie masz dobrej kontroli księgowej.
Jak stwierdza Nolo.com: „Jeśli IRS dojdzie do wniosku, że właściciel korporacji S próbował uniknąć płacenia podatków od wynagrodzeń, ukrywając wynagrodzenie pracowników jako wypłaty korporacyjne, może ponownie scharakteryzować wypłaty jako wynagrodzenie i zażądać zapłaty podatków od zatrudnienia i kar, które mogą obejmować podatek od wynagrodzeń kary do 100% plus kary za zaniedbanie.”
7. Utrudnia osiąganie zysków i rozwój
Im bardziej zdyscyplinowana jest firma pod względem finansów, tym większe prawdopodobieństwo sukcesu. Nieostrożne podejście do rachunków bankowych może spowodować, że w Twojej firmie zabraknie dyscypliny fiskalnej z innych powodów. A to stawia przed tobą niepotrzebną przeszkodę.
Wszelkie sprawozdania finansowe mogą przedstawiać niedokładny obraz firmy, ponieważ mogą obejmować wydatki osobiste. Jak, do cholery, można wygenerować użyteczny rachunek zysków i strat (P&L) bez czystych danych?
Przynajmniej będziesz musiał najpierw zatrzymać się, aby wyczyścić swoje dane. To pozbawia Cię możliwości raportowania w czasie rzeczywistym.
Ogólnie rzecz biorąc, łącząc fundusze osobiste i biznesowe oraz nie zachowując dyscypliny, zarządzanie firmą w kierunku zysków i sukcesu staje się trudniejsze.
Najlepsze praktyki dotyczące wydatków biznesowych i osobistych
Małe firmy często zaczynają od właściciela, wykorzystując środki osobiste do ożywienia przedsiębiorstwa. Zatem z punktu widzenia właściciela dalsze łączenie finansów osobistych i biznesowych może wydawać się całkowicie akceptowalne.
W rzeczywistości ankieta wykazała, że 27% właścicieli firm przyznało się do używania tego samego konta zarówno do celów osobistych, jak i biznesowych.
Jednakże łączenie funduszy staje się problematyczne, gdy firma zacznie już w pełni działać. Dlatego, aby zachować przejrzystość finansową i uniknąć potencjalnych problemów, zaleca się przestrzeganie ośmiu najlepszych praktyk:
Oddzielne konta bankowe firmowe i osobiste
Właściciel małej firmy powinien zawsze mieć dwa konta rozliczeniowe: konto osobiste i konto firmowe.
O wiele łatwiej jest, gdy oddzielisz i dobrze zorganizowasz swoją firmę od życia osobistego. Przeczytaj więcej od eksperta podatkowego Barbary Weltman o tym, dlaczego musisz oddzielić finanse swojej firmy.
Weź pensję
Właściciel małej firmy powinien ustalić dla siebie stałe wynagrodzenie. Jeśli strukturą biznesową jest korporacja lub Podrozdział S, właściciel powinien zostać pracownikiem. Tworzy to regularny strumień dochodów, wzmacniając oddzielenie funduszy biznesowych i osobistych.
W przypadku osoby prowadzącej jednoosobową działalność gospodarczą pomocne będzie ustalenie regularnej wypłaty lub przelewu co dwa tygodnie na konto osobiste.
To ustrukturyzowane podejście zapobiega nieprzewidywalnemu korzystaniu z kont firmowych w celach osobistych. Nie tylko promuje dobrą dyscyplinę fiskalną, ale także zwiększa przejrzystość finansową, dwa czynniki kluczowe dla zrównoważonego wzrostu i długowieczności przedsiębiorstwa.
Przyjmuj podział zysków w formie ryczałtu
Wielu przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą i właścicieli LLC często oprócz wynagrodzenia pobiera także wypłaty zysków. Praktyka ta jest całkowicie akceptowalna i może zapewnić dodatkową elastyczność finansową.
Ważne jest jednak, aby robić to odpowiedzialnie. Nieregularne wypłaty lub losowe płacenie rachunków osobistych z kont firmowych mogą spowodować chaos finansowy. Zamiast tego wypłaty powinny być dokonywane w formie zaplanowanych kwot ryczałtowych, raz lub kilka razy w roku.
Takie zaplanowane wydarzenia można włączyć do planowania podatkowego i emerytalnego oraz stanowić część strategii rozwoju firmy.
Takie podejście pomaga zachować przejrzystość kondycji finansowej firmy i gwarantuje, że środki zostaną mądrze wykorzystane i nie będą marnowane na impulsywne wydatki.
Używaj oddzielnych kart kredytowych
Prowadź dobrą dokumentację podatkową
Aktualizuj swoje księgi podatkowe przez cały rok. Skutki zwlekania mogą być kosztowne.
Dobre prowadzenie dokumentacji pomoże Ci uniknąć kłopotów podatkowych. Często to nie złe intencje powodują, że właściciele małych firm wchodzą w konflikt z IRS i innymi organami podatkowymi. Raczej złe prowadzenie księgowości i brak dokumentacji powodują niepotrzebne problemy. To wymuszony błąd.
Nieprawidłowe prowadzenie dokumentacji może również skutkować płaceniem wyższych podatków.
Dobre planowanie podatkowe staje się trudne, jeśli nie masz jasnego obrazu sytuacji finansowej. Prawdopodobnie dojdziesz do momentu rozliczenia podatkowego i odkryjesz, że istnieją strategie, które można zastosować w celu obniżenia podatków.
Ale ponieważ nie miałeś dobrych książek i możliwości patrzenia w przyszłość przed końcem roku podatkowego, straciłeś.
Zarządzaj budżetem
W biznesie masz większe szanse na rozwój i odniesienie sukcesu, jeśli wyznaczysz cele i budżet.
Obejmuje to ustalenie budżetu na wypłatę „pensji”.
Nie wyciągaj pieniędzy ze swojego konta bankowego w zwykły sposób. Nie będziesz mieć jasnego obrazu tego, jaki jest miesięczny wskaźnik spalania wydatków dla firmy. Tempo spalania powinno zostać wypalone w Twoim mózgu!
Jako właściciel musisz także wiedzieć, ile sprzedaży musisz dokonać każdego miesiąca, aby pokryć wskaźnik spalania.
Bardziej prawdopodobne jest, że osiągniesz swoje cele, jeśli zawsze DOKŁADNIE wiesz, czego potrzeba, aby co miesiąc osiągać zysk. Krótko mówiąc, zawsze musisz wiedzieć:
- ile Twoja firma musi zarabiać i
- ile może wydać.
Pamiętaj o sporządzaniu miesięcznego rachunku zysków i strat oraz innych raportów finansowych. Pomagają Ci utrzymać się na właściwej drodze.
Zawsze terminowo spłacaj zobowiązania
Terminowe regulowanie zobowiązań ma kluczowe znaczenie w zarządzaniu przedsiębiorstwem. Zaniedbanie wywiązania się z tych obowiązków finansowych może wywołać sygnały ostrzegawcze dotyczące osobistego wykorzystania funduszy biznesowych.
Wszystko może wydawać się w porządku, dopóki firma nie zacznie brakować płatności, a następnie szybko pojawi się kula śnieżna. Dlatego też w biznesie przyjęto praktyczną zasadę, aby terminowo spłacać wszystkie zobowiązania.
Ta odpowiedzialna praktyka pozwala uniknąć wielu problemów prawnych i buduje zaufanie między Twoją firmą a jej partnerami lub wierzycielami. Zapewnia także sprawne funkcjonowanie Twojej firmy, zapobiegając zakłóceniom wynikającym z niepłacenia za krytyczne usługi lub dostawy.
Szanuj innych interesariuszy
Jeśli w Twoją działalność zaangażowani są inwestorzy, partnerzy, akcjonariusze lub członkowie LLC, niezwykle ważne jest, aby obchodzić się z funduszami z najwyższą uczciwością. Należy pamiętać, że ci interesariusze mają uzasadniony interes w sposobie wykorzystania funduszy przedsiębiorstw.
Potrzebują przejrzystości i mają prawo do uczestniczenia w decyzjach dotyczących kwestii finansowych. Oddzielając wydatki służbowe od osobistych i stosując się do najlepszych praktyk, utrzymujesz przejrzyste i odpowiedzialne podejście biznesowe.
To nie tylko zwiększa zaufanie interesariuszy, ale także zapobiega postrzeganiu niewłaściwego postępowania finansowego, wzmacniając reputację Twojej firmy.
Podsumowując, używanie konta firmowego do zaspokajania osobistych potrzeb finansowych jest nierozsądną i niebezpieczną praktyką.
Jest to podejście, które może zagrozić kondycji finansowej i stabilności przedsiębiorstwa oraz potencjalnie prowadzić do konsekwencji prawnych.
Bądź mądrzejszym właścicielem firmy. Stosuj dyscyplinę finansową, utrzymuj jasne granice między finansami osobistymi i biznesowymi oraz przestrzegaj najlepszych praktyk, aby skutecznie prowadzić swoją firmę.
Oto uproszczona tabela porównawcza podsumowująca potencjalne problemy związane z używaniem firmowego konta bankowego do użytku osobistego oraz najlepsze praktyki, jak ich uniknąć:
| Zagmatwany i trudny do zarządzania przepływ środków pieniężnych | Prowadź osobne konta bankowe firmowe i osobiste |
| Utrata ochrony przed odpowiedzialnością osobistą | Ustal regularne wypłaty wynagrodzeń na wydatki osobiste |
| Zawyżanie lub zaniżanie odliczeń podatkowych | Przyjmuj wypłaty zysków w postaci kwot ryczałtowych, a nie sporadycznych wypłat |
| Niepotrzebna złożoność rachunkowości | Używaj oddzielnych kart kredytowych do użytku służbowego i osobistego |
| Sprzeciwy interesariuszy i utrata zaufania | Spłacaj zobowiązania terminowo, aby uniknąć podejrzeń |
| Kwestie prawne wynikające z niewłaściwego wykorzystania środków | Szanuj wszystkich interesariuszy, zachowaj przejrzystość w obsłudze funduszy |
Wszystkie odpowiedzi na pytania czytelników pochodzą od redakcji Small Business Trends, posiadającej ponad 50-letnie doświadczenie biznesowe. Jeżeli chcesz zadać pytanie, proszę o przesłanie go tutaj.
