Seuraava artikkeli auttaa sinua: Etykieta biznesowej kartki świątecznej: przewodnik po profesjonalnych powitaniach
Świąteczne kartki okolicznościowe dla klientów biznesowych, partnerów i wszystkich innych osób, które wspierały Twoją firmę przez cały rok, mogą pomóc Ci wyrazić uznanie i sprawić, że Twoja firma wyróżni się w świadomości ludzi. Jednakże przestrzeganie właściwej etykiety biznesowej związanej z kartkami świątecznymi jest niezbędne, ponieważ wiele firm popełnia błędy, które mogą szybko zniweczyć pozytywne skutki przesłanych przez nich świątecznych pozdrowień.
Upewnij się, że wymiana kart świątecznych działa na korzyść Twojej firmy, a nie przeciwko niej. Oto kilka wskazówek, z których możesz skorzystać, wysyłając służbowe kartki świąteczne.
Więcej informacji na temat etykiety wizytówek biznesowych można znaleźć w artykule „Etykieta wizytówek: szkolenie w zakresie obecności na stanowiskach kierowniczych” prowadzonego przez Corporate Class, Inc.
Dlaczego warto wysyłać służbowe kartki świąteczne?
W środowisku korporacyjnym najważniejsze jest budowanie i pielęgnowanie relacji. Jednym z trwałych i serdecznych sposobów okazania wdzięczności i utrzymania kontaktu jest wysyłanie kartek świątecznych. Ale dlaczego ta wielowiekowa tradycja jest nadal aktualna w dzisiejszym dynamicznym świecie biznesu? Oto istotne powody:
- Wzmocnij relacje biznesowe: Wysłanie kartki świątecznej pokazuje, że cenisz swoje relacje z klientami, partnerami i współpracownikami. To gest, który wzmacnia dobrą wolę i sprawia, że Twoja firma jest w centrum uwagi.
- Osobisty kontakt w epoce cyfrowej: W świecie zdominowanym przez e-maile i komunikatory internetowe, fizyczna karta wyróżnia się. Dodaje osobistego charakteru, pokazując, że podjąłeś dodatkowy wysiłek, aby podziękować odbiorcy.
- Przypomnienie marki: Spersonalizowane kartki świąteczne, szczególnie te odzwierciedlające wartości Twojej marki lub firmy, mogą wzmocnić tożsamość marki i sprawić, że Twoja firma zostanie zapamiętana wśród mnóstwa sezonowych życzeń.
- Możliwość wyrażenia wdzięczności: Okres świąteczny kojarzy się z wdzięcznością. Wysłanie kartki to dobry moment, aby podziękować klientom i partnerom za zaufanie, współpracę i ciągłe wsparcie przez cały rok.
- Nadaje pozytywny ton nadchodzącemu rokowi: Kartka świąteczna z życzeniami może stanowić pozytywny precedens dla przyszłych interakcji, wzbudzając optymizm i entuzjazm dla potencjalnej współpracy w nadchodzącym roku.
Podczas wysyłania służbowych kartek świątecznych
Poruszanie się w okresie świątecznym w świecie biznesu wymaga połączenia rozwagi i profesjonalizmu.
Wysyłanie kartek świątecznych do partnerów biznesowych to tradycyjny sposób wyrażania wdzięczności i utrzymywania relacji, ale ważne jest, aby zrobić to dobrze. Od momentu do wiadomości, kilka niuansów może wpłynąć na Twój gest lub go złamać.
Oto zalecenia i zakazy, o których należy pamiętać podczas wysyłania służbowych kartek świątecznych.
Nie czekaj do ostatniej chwili
Wysłanie kartek świątecznych z opóźnieniem może sprawić, że Twoja firma będzie wyglądać nieprofesjonalnie. Unikaj zwlekania z zakupem lub wysyłaniem życzeń świątecznych, planuj z wyprzedzeniem. Utwórz harmonogram obejmujący wszystkie wakacyjne zadania, które musisz wykonać, aby nie zostać w tyle. Ponadto możesz uzyskać lepszą ofertę przy zakupie służbowych kart świątecznych, jeśli zrobisz to na początku roku.
Nie błędnie pisz słów i imion
Całe dobro, jakie może przynieść szczera wiadomość świąteczna, zostanie zanegowane, jeśli nie będziesz w stanie poprawnie napisać imienia odbiorcy. Unikaj poważnych błędów, dwukrotnie sprawdzając nazwy i sprawdzając pisownię w pozostałych przypadkach.
Nie wysyłaj ich do niewłaściwej lokalizacji
W przypadku partnerów i klientów B2B, do których wysyłasz kartki świąteczne, zazwyczaj najlepiej jest wysłać je na adres firmowy, a nie do domu. Sprawdź dokładnie te adresy i zapytaj, czy ich nie masz lub nie jesteś pewien. Nie chcesz, żeby ktoś został pominięty, bo miałeś błędne informacje.
Nie zapomnij o personelu pomocniczym
Wielu klientów, do których wysyłasz służbowe kartki świąteczne, prawdopodobnie ma asystentów lub recepcjonistów. Jeśli jest któryś z tych pracowników, z którym regularnie kontaktujesz się, wyślij mu również kartkę. Prawdopodobnie skończą z kartką, którą wysyłasz ich szefowi, więc nie chcesz, żeby czuli się pominięci.
Nie dołączaj oferty sprzedaży
Święta to nie czas na wyprzedaże. Proste powitanie i szczera wiadomość wystarczą, aby poinformować klientów, ile znaczą dla Twojej firmy i sprawić, że będą o Tobie pamiętać, gdy następnym razem będą potrzebować Twojego produktu lub usługi. Nie zaburzaj przekazu, próbując sprzedać coś w kartkach wesołych świąt dla klientów biznesowych.
Nie używaj bezosobowych wiadomości z pozdrowieniami świątecznymi
Dobrze jest, jeśli Twoje firmowe kartki świąteczne będą dość ogólne. Nie powinny jednak sprawiać wrażenia całkowicie ogólnego i bezosobowego. Dołącz wiadomość, która jest rzeczywiście istotna dla każdej osoby na Twojej liście, upewnij się, że uwzględniono jej imię i nazwisko oraz firmę, a następnie dokładnie sprawdź wszystkie szczegóły, aby na jej karcie nie było niczego całkowicie nieistotnego.
Nie przeocz wartości ręcznie napisanej karty
Wiadomość napisana odręcznie może wydawać się bardziej osobista i wyjątkowa niż wiadomość wydrukowana. Ręczne napisanie każdej wiadomości może nie być możliwe. Ale powinieneś przynajmniej spróbować je podpisać, aby odbiorcy wiedzieli, że naprawdę poświęciłeś czas na personalizację każdej wiadomości.
Nie wysyłaj ogólnych kartek z życzeniami
Dzięki kartkom świątecznym Twoja firma może naprawdę wyróżnić się w świadomości klientów. Nie osiągniesz tego upragnionego celu, jeśli Twoje karty będą wyglądać jak karty wszystkich innych. Zamiast tego użyj niestandardowych biznesowych kartek świątecznych lub czegoś, co przyciąga wzrok i jest charakterystyczne dla Twojej firmy. Dzięki temu odbiorcy rzeczywiście zapamiętają, że wysłałeś im kartkę świąteczną. Mogą nawet wyświetlać je w swoim biurze.
Weź pod uwagę wpływ na środowisko
Wraz ze wzrostem świadomości na temat zrównoważonego rozwoju i ochrony środowiska, rozważ wybranie kart przyjaznych dla środowiska. Dobrym wyborem mogą być karty wykonane z materiałów pochodzących z recyklingu lub e-kartki. Są nie tylko przyjazne dla środowiska, ale także pokazują, że Twoja firma jest odpowiedzialna i zaangażowana w zrównoważony rozwój.
Pamiętaj o klientach międzynarodowych
Jeśli Twoja firma ma klientów za granicą, pamiętaj o ich niuansach kulturowych i zwyczajach wakacyjnych. Nie w każdym kraju te same święta obchodzi się w ten sam sposób. Dostosuj odpowiednio swój przekaz, aby mieć pewność, że do nich pasuje i nie wydaje się nie na miejscu. Świadczy to o wrażliwości i szacunku Twojej firmy dla różnorodnych kultur.
Zaangażuj swój zespół
Dołącz wiadomości lub podpisy członków swojego zespołu, zwłaszcza jeśli Twój klient miał kontakt z wieloma członkami w ciągu roku. Sprawia, że Twoja firma wydaje się bardziej ludzka i odzwierciedla wysiłek zespołowy.
Nie rób założeń
Jeśli nie masz bardzo małej i konkretnej listy klientów na swojej liście kart, prawdopodobnie nie wiesz dokładnie, jak wszyscy świętują sezon lub nie. Najlepiej unikać jakichkolwiek jawnych symboli religijnych lub przekazów, które mogą sprawić, że ludzie poczują się niekomfortowo, i zamiast tego dołączyć ogólne i inkluzywne kartki świąteczne dla klientów biznesowych.
Co roku oceniaj potrzeby
Chociaż kartki świąteczne mogą być pięknym gestem, dobrze jest również ocenić potrzebę ich posiadania każdego roku. Czasami bardziej odpowiednie mogą być inne formy uznania, takie jak datki na cele charytatywne w imieniu klientów lub wyjątkowy prezent.
Nie myśl, że możesz wysyłać kartki tylko na Boże Narodzenie
Kartki świąteczne do użytku biznesowego to nie jedyny sposób na przekazanie pozdrowień klientom. Jeśli nie chcesz przyjmować żadnych założeń na temat tego, jak ludzie obchodzą święta, rozważ zamiast tego wysłanie życzeń noworocznych. Możesz także wybrać inne święto w ciągu roku, aby Twoje pozdrowienia nie miały tak dużej konkurencji.
Podsumowanie nakazów i zakazów wysyłania służbowych kartek świątecznych
| Planuj i wysyłaj kartki na początku sezonu. | Z wysyłką kartek poczekaj do ostatniej chwili. |
| Dokładnie sprawdź nazwy i pisownię. | Błędnie wpisz nazwiska odbiorców. |
| Domyślnie wysyłaj karty na adresy firmowe. | Wysyłaj karty do niewłaściwej lokalizacji lub na niewłaściwe adresy. |
| Uwzględnij personel pomocniczy i regularne kontakty. | Zapomnij o potwierdzeniu personelu pomocniczego lub kluczowych kontaktów. |
| Zdecyduj się na karty przyjazne dla środowiska lub e-karty, aby zapewnić zrównoważony rozwój. | Wysyłaj zwykłe kartki okolicznościowe, którym brakuje wyjątkowości. |
| Weź pod uwagę klientów międzynarodowych i dostosuj komunikaty. | Przyjmij założenia dotyczące praktyk wakacyjnych klientów lub przynależności religijnej. |
| Zaangażuj swój zespół w proces wysyłania kartek. | Dołącz oferty sprzedaży lub jawne promocje do życzeń świątecznych. |
| Każdego roku oceniaj znaczenie tego gestu. | Trzymaj się tylko Świąt Bożego Narodzenia; rozważ Nowy Rok lub inne święta jako pozdrowienia. |
| Zadbaj o osobiste i trafne wiadomości. | Używaj ogólnych i bezosobowych przekazów świątecznych. |
| Tam, gdzie to możliwe, podkreślaj charakter pisma odręcznego. | Przeocz znaczenie wiadomości napisanej odręcznie lub osobiście podpisanej. |
Podział
Jak widać, wysyłanie świątecznych kartek okolicznościowych do klientów biznesowych, partnerów i innych osób wspierających przez cały rok to uświęcona tradycją, która daje możliwość wyrażenia wdzięczności i utrzymania Twojej firmy w centrum uwagi. Przestrzeganie właściwej etykiety na temat biznesowych kart świątecznych to nie tylko formalność; jest to istotny element zapewniający, że ten gest wzmocni Twoje relacje biznesowe, a nie je podważy.
Kluczowe wnioski obejmują:
- Wzmocnij relacje biznesowe: Przemyślane karty sprzyjają dobrej woli.
- Osobisty kontakt w epoce cyfrowej: Karty fizyczne wyróżniają się i wykazują dodatkowy wysiłek.
- Przypomnienie marki: Niestandardowe karty mogą wzmocnić tożsamość marki.
- Weź pod uwagę wpływ na środowisko: Wybierz karty przyjazne dla środowiska, aby pokazać odpowiedzialność.
- Pamiętaj o klientach międzynarodowych: Szanuj różnorodne kultury i zwyczaje świąteczne.
- Co roku oceniaj potrzeby: Rozważ inne formy uznania, jeśli są bardziej odpowiednie.
- Nie przeocz szczegółów: Czas, pisownia, personalizacja i wpływ na środowisko mają znaczenie.
Dobrze wybrana i przygotowana w odpowiednim czasie kartka świąteczna, wykonana starannie i przemyślanie, może wzmocnić więzi biznesowe, wzmocnić Twoją markę i nadać pozytywny ton na nadchodzący rok. Przygotowując się więc do wysłania prezentu lub kartki, pamiętaj, że nie jest to tylko tradycja sezonowa; jest odzwierciedleniem wartości i profesjonalizmu Twojej firmy.
