Seuraava artikkeli auttaa sinua: Jak stworzyć zestaw prasowy dla swojej firmy
Zestaw prasowy to zbiór zdjęć, arkuszy informacyjnych, logo, filmów i innych zasobów wraz z faktycznymi informacjami o Twojej firmie. Zawiera wszystko, czego dziennikarz może potrzebować jako podstawowe informacje do napisania historii o Twojej firmie.
Jak sama nazwa wskazuje, zestaw prasowy — czasami nazywany zestawem dla mediów — jest pomocny dla dziennikarzy i mediów. Jest to istotna część działań public relations i pomocna w zaistnieniu Twojej firmy w mediach. Ale jakie elementy składają się na idealny zestaw prasowy, który zapewni Twojej małej firmie rozgłos niezbędny do osiągnięcia sukcesu?
Format zestawu prasowego
Zestaw multimedialny składa się z informacji, które obecnie są dostarczane głównie w formacie elektronicznym. Może to być również pakiet drukowany, ale druk jest dziś bardziej nietypowy.
W przypadku elektronicznego zestawu prasowego:
- Większość firm udostępnia na swoich stronach internetowych informacje i łącza do logo, filmów, zdjęć, arkuszy informacyjnych, biografii kierownictwa, innych doniesień prasowych i elementów dodatkowych.
- Łącza i zasoby materiałów prasowych znajdują się na stronie prasowej, w Centrum multimedialnym lub na stronie Informacje w witrynie internetowej firmy.
- Strona lub sekcja internetowa jest publiczna, więc odwiedzający i dziennikarze mogą znaleźć i pobrać to, czego potrzebują.
Oczywiście na żądanie zawsze możesz wysłać e-mailem informacje w formie slajdów programu PowerPoint lub pliku PDF. Lub po prostu wyślij pliki, takie jak logo, zdjęcia produktów i dokumenty, jeśli zostaniesz o to poproszony. Niektóre duże przedsiębiorstwa posiadają prywatne centra prasowe wymagające hasła, które podaje się dopiero po skontaktowaniu się z nimi przez dziennikarza.
W przypadku większości małych firm najlepiej jest, aby zestaw prasowy był jak najbardziej samoobsługowy. Oznacza to, że załaduj online duży wybór materiałów prasowych i udostępnij je na publicznej stronie internetowej lub w sekcji swojej witryny — hasło nie jest wymagane. Aktualizuj swój zestaw prasowy co sześć miesięcy (lub wcześniej), aby zachować świeżość materiałów.
Udostępnianie informacji publicznie w Internecie jest dla Ciebie bardziej efektywne. Pomyśl, ile czasu zajęłoby ciągłe składanie poszczególnych elementów na każde żądanie mediów. Ponadto dostępność informacji w witrynie internetowej 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, to łatwy sposób na zwiększenie szans na obecność Twojej firmy w mediach. Z tego, co wiesz, reporter, YouTuber, Instagramer lub bloger szuka faktów na temat Twojej firmy już w tej chwili – bez konieczności kontaktowania się z Tobą. Upewnij się, że go znajdą!
Buffer jest dobrym przykładem zestawu multimedialnego online, który może naśladować mała firma.
10 rzeczy, które musi mieć Twój zestaw prasowy
Zestawy prasowe wymagają wielu elementów, aby były skuteczne. Zasadniczo zestaw dla mediów powinien zawierać wszystko, czego reporterzy mogą potrzebować, aby opisać Twoją firmę. Ponieważ każda historia jest inna, może to obejmować szeroki wachlarz kategorii. Oto kilka ważnych elementów umożliwiających opowiedzenie mocnej historii marki, która może zainteresować każde media lub twórcę treści, z którym planujesz współpracować.
1. Tło firmy
Zestaw prasowy powinien ułatwiać mediom znalezienie podstawowych informacji o Twojej organizacji. Dołącz historię firmy, misję, źródła finansowania i wszelkie inne informacje o firmie, które byłyby istotne dla potencjalnych relacji w mediach. Jest to często używane do wypełnienia ogólnych informacji o Twojej firmie na końcu artykułu lub artykułu.
2. Biografia zespołu
Twój zespół może być również odpowiedni dla potencjalnych artykułów prasowych. Jest to szczególnie prawdziwe, jeśli któryś z nich planuje udzielić wywiadu na temat Twojej firmy lub tematów popularnych w Twojej branży. Zasadniczo te biografie powinny zwiększać wiarygodność, przedstawiając swoje kwalifikacje i osiągnięcia w jednej małej notce. Dołącz biografie dyrektora założyciela lub współzałożyciela, zarządu i zespołu kierowniczego. Możesz także podać dane kontaktowe personelu ds. relacji z mediami.
3. Ważne komunikaty prasowe
Prawdopodobnie wysyłasz informację prasową za każdym razem, gdy wprowadzany jest na rynek nowy produkt lub gdy coś zmienia się w Twojej firmie. Oprócz wysyłania ich bezpośrednio do przedstawicieli prasy i/lub w witrynach rozpowszechniających komunikaty prasowe, nadal powinieneś uwzględnić wybrane z nich w swoim zestawie prasowym. Mogą to być pełne dokumenty lub w formacie PDF. Dołącz wszelkie komunikaty prasowe podkreślające wartości, towary, usługi lub zespół kierowniczy Twojej firmy. Zwróć szczególną uwagę na wszelkie komunikaty medialne, których treść wywarła duży wpływ na rozwój Twojej firmy. Pamiętaj, aby podać adres e-mail, profile w mediach społecznościowych i inne dane kontaktowe swojego zespołu PR.
4. Arkusze informacyjne dotyczące produktów lub usług
Istnieje duża szansa, że osoby kontaktowe z mediami, do których wyślesz materiały prasowe, będą zainteresowane produktami lub usługami, które oferujesz. Prosty arkusz informacyjny powinien zapewnić im całą wiedzę potrzebną do omówienia Twojej oferty. Na przykład, jeśli Twoja firma sprzedaje oprogramowanie, punkty powinny zawierać datę wprowadzenia na rynek, funkcje, cenę i propozycję wartości. Jeśli Twoja firma sprzedaje usługi takie jak badania rynku, podaj w swoim arkuszu informacyjnym sposób działania tego procesu i wszelkie informacje o cenach.
5. Studia przypadków
Studia przypadków mogą dostarczyć kontaktom z mediami dowód społeczny na temat tego, jak Twój produkt lub usługa pomaga klientom. Ta sekcja powinna wyjaśnić problem klienta, wyjaśnić, w jaki sposób Twój produkt lub usługa pomogła, a następnie przedstawić wynik. Na przykład konsultant biznesowy może wyjaśnić, w jaki sposób pomógł klientom rozwinąć ich działalność. Lub usługa generowania leadów mogłaby wyjaśnić, w jaki sposób ich potencjalni klienci zwiększyli przychody dla konkretnych klientów. Dodaj garść do osobnej sekcji swojego zestawu multimedialnego, aby ułatwić reporterom wplecenie ich w historię.
6. Naciśnij zasięg
Relacje prasowe to kolejny sposób na zapewnienie dowodu społecznego w materiałach public relations. Dołącz linki, zrzuty ekranu, filmy lub obrazy w wysokiej rozdzielczości przedstawiające historie o Twojej firmie. Pamiętaj, aby dołączyć komunikaty prasowe i artykuły przedstawiające Twoje produkty, usługi lub zespół kierowniczy. Możesz jednak podać także przykłady przechwytywania wiadomości, które pokażą, w jaki sposób Twój zespół może zaoferować specjalistyczną wiedzę w zakresie artykułów medialnych na inne tematy. Postępowanie zgodnie z odpowiednimi wskazówkami dotyczącymi public relations może pomóc w zwiększeniu zasięgu informacji prasowych w celu wypełnienia tej sekcji.
7. Nagrody i osiągnięcia
Na przestrzeni lat Twoja firma mogła zgromadzić pewne nagrody i wyróżnienia. Stanowi to dowód osiągnięć Twojej firmy i może służyć jako cenne informacje ogólne. Być może Twój produkt spotkał się z uznaniem grupy konsumenckiej, a Twoja firma zdobyła nagrodę organizacji branżowej. Dołącz ogłoszenia o nagrodach i linki, a także informację prasową wyjaśniającą każdą z nich.
8. Obrazy i filmy w wysokiej rozdzielczości
Media prawdopodobnie będą potrzebować zdjęć i filmów, które można dołączyć do artykułów o Twojej firmie. Ułatwia to tym placówkom zakup wszystkiego, czego potrzebują, aby wyróżnić Twoją firmę. Te zasoby multimedialne powinny obejmować zdjęcia produktów lub usług w wysokiej rozdzielczości, logo firmy i zespół kierowniczy. Możesz także dołączyć wywiady wideo z członkami zespołu, wycieczki za kulisy i relacje z wydarzeń, które organizowałeś.
9. Informacje kontaktowe
Zestawy dla mediów powinny także ułatwiać prasie relacjonowanie Twojej działalności. Oznacza to, że ułatwienie kontaktu z pytaniami. Dołącz nazwiska, adresy i numery telefonów osób z Twojego zespołu ds. public relations. Powinieneś także podać adres e-mail i potencjalnie nawet uchwyty do mediów społecznościowych, aby ułatwić innym kontakt z Tobą online. Dołącz pełną listę do swojego zestawu prasowego. Określ także, z którymi przedstawicielami należy się kontaktować w konkretnych przypadkach. Na przykład możesz mieć członka zespołu, który będzie przeprowadzał wywiady z zespołem kierowniczym. Inny może oferować informacje o produktach lub usługach.
10. Arkusz wyceny i często zadawane pytania
Zestawy prasowe powinny zawierać także cytaty i odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania. Cytaty kierownictwa i członków zespołu ułatwiają placówkom dodawanie komentarzy do artykułów. Sekcja FAQ pomaga im uniknąć długich wywiadów, w których w kółko poruszane są te same kwestie. Na przykład, jeśli wprowadzasz na rynek nowy produkt, materiały prasowe mogą zawierać dwa lub trzy cytaty o tym, jak produkt poprawi użyteczność dla klientów. W takim przypadku Twoje FAQ może zawierać następujące informacje: W jakim sklepie lub sklepach produkt będzie dostępny? Jaki problem rozwiązuje? Ile to będzie kosztować? Potraktuj to jak punkt kompleksowej obsługi, w którym znajdziesz wszystko, czego prasa może potrzebować do obsługi Twojej firmy.
Jaka jest różnica między zestawem prasowym a zestawem marketingowym?
Zestaw prasowy został zaprojektowany z myślą o przedstawicielach mediów. Ma na celu ułatwienie informowania o Twojej marce w mediach drukowanych i internetowych. Zatem wszystkie artykuły powinny być warte opublikowania i w jakiś sposób powiązane z artykułami prasowymi. Zestaw marketingowy jest skierowany do klientów. Powinien więc zawierać informacje, które mogą pomóc ludziom w podejmowaniu decyzji zakupowych.
- Materiały prasowe:
- Przeznaczony dla dziennikarzy i mediów.
- Ułatwia relacje w mediach i zapewnia podstawowe informacje na temat wiadomości.
- Obejmuje artykuły warte opublikowania, powiązane z artykułami prasowymi.
- Często w formie elektronicznej, z linkami do zasobów na stronie internetowej firmy.
- Zawiera elementy ułatwiające relacje w mediach, takie jak historia firmy, biografie zespołu, komunikaty prasowe, arkusze informacyjne produktów, studia przypadków, doniesienia prasowe, nagrody, zdjęcia w wysokiej rozdzielczości, filmy i dane kontaktowe.
- Zestaw marketingowy:
- Skierowany do klientów i potencjalnych nabywców.
- Zawiera informacje istotne dla decyzji zakupowych.
- Obejmuje materiały promocyjne, informacje o produktach, szczegóły cen i korzyści.
- Koncentruje się na przekazywaniu wartości i korzyści klientom.
- Zaprojektowany, aby wspierać działania marketingowe i sprzedażowe mające na celu przyciągnięcie i konwersję klientów.
Znaczenie zestawów prasowych
Zestawy prasowe pozostają aktualne w nowoczesnym krajobrazie medialnym:
- Zestawy prasowe dostosowują się do publikacji internetowych i blogerów.
- Elektroniczne zestawy prasowe obejmują zasoby multimedialne do użytku online.
- Pomóż dziennikarzom uzyskać dostęp do kluczowych informacji na potrzeby wiadomości.
- Ułatw osadzanie filmów, obrazów i łączy w relacjach online.
- Zapewnij dziennikarzom kompleksowe źródło informacji umożliwiające tworzenie kompleksowych artykułów.
| Grupa docelowa | Dziennikarze, media | Klienci, potencjalni nabywcy |
| Zamiar | Ułatwia komunikację w mediach | Wspiera działania marketingowe i sprzedażowe |
| Koncentracja na treści | Godne opublikowania i istotne dla artykułów prasowych | Informacje potrzebne do podjęcia decyzji o zakupie |
| Format | Często w formie elektronicznej, z linkami do zasobów | Zawiera materiały promocyjne i szczegółowe informacje o produkcie |
| Kluczowe elementy | Tło firmy, biografie zespołu, komunikaty prasowe, | Informacje o produkcie, szczegóły cenowe, korzyści, |
| karty informacyjne produktów, studia przypadków, doniesienia prasowe | propozycja wartości | |
| Znaczenie dla mediów | Pomaga dziennikarzom uzyskać dostęp do informacji na temat wiadomości | Zapewnia wszechstronne zasoby dla dziennikarzy |
| Zasięg | historie, ułatwia osadzanie multimediów | tworzyć historie |
| Znaczenie we współczesnym | Dostosowuje się do publikacji online i blogerów | Zawiera zasoby multimedialne do użytku online |
| Krajobraz mediów | Ułatwia osadzanie filmów, obrazów i łączy | |
| w relacji internetowej | ||
| Wygoda dla | Oferuje dziennikarzom kompleksowe źródło informacji | Wspiera podejmowanie decyzji przez klientów za pomocą odpowiednich |
| Publiczność | tworzyć kompleksowe historie | Informacja |
Rozumiejąc różnicę między zestawami prasowymi i zestawami marketingowymi oraz wykorzystując siłę zestawów prasowych w epoce cyfrowej, firmy mogą skutecznie zwiększać zasięg swoich mediów i wysiłki marketingowe.
Czy zestawy prasowe są nadal aktualne?
Nawet pomimo zmian w mediach, jakie zaszły w ostatnich latach, zestawy prasowe nadal służą ważnemu celowi. Nie wszystkie muszą być skierowane do mediów drukowanych. W rzeczywistości dzisiejsze zestawy prasowe są często elektroniczne i skierowane bardziej do publikacji internetowych, takich jak blogi. Mogą one obejmować na przykład filmy online do umieszczenia w wiadomościach, obrazy zoptymalizowane do użytku online, linki i profile w mediach społecznościowych.
