Seuraava artikkeli auttaa sinua: Jak zbudować kompleksowy pakiet techniczny oprogramowania do fakturowania
Dzisiejsze małe firmy nie mogą już debatować nad zaletami wdrożenia technologii w swojej organizacji – decyzja została podjęta za nich. Pakiet oprogramowania pomocniczego pomaga im rozwijać się i działać na większą skalę, a także usprawniać bieżące operacje w celu zwiększenia wydajności. Jednak decyzja o tym, od czego zacząć, może być zniechęcająca. Być może nie są jeszcze gotowi na pełny CRM lub po prostu nie wiedzą jeszcze, czego potrzebują.
W przypadku małych firm znajdujących się w stanie niepewności warto rozważyć skromne oprogramowanie do fakturowania, które dzięki rozwojowi automatyzacji i funkcjonalności może wykonywać znacznie więcej zadań firmy niż tylko pobieranie płatności. Oto więcej informacji na temat tego, co jest możliwe:
Lojalność wobec marki
Na pierwszy rzut oka oprogramowanie pomagające firmom w wystawianiu faktur wydaje się mniej istotne niż oprogramowanie pomagające w samej pracy. Nie należy jednak zapominać o tym, co może być podstawą marketingu firmy. Oprogramowanie do fakturowania oferuje wiele punktów kontaktu z klientem, podczas których firmy mogą wzmacniać markę i przekaz lub interweniować w proces i świadczyć usługi.
Kiedy firmy konfigurują swoje nowe oprogramowanie do fakturowania, powinny rozważyć rozpoczęcie od zbudowania portalu skierowanego do klienta. To miejsce, do którego klienci mogą udać się w dowolnym momencie, aby obsłużyć zaległe płatności lub wprowadzić zmiany w procesach. Wiele platform fakturowania oferuje możliwość dostosowania niewielkiej ilości kodu, dzięki czemu osoby niebędące programistami mogą dostosować wygląd i styl strony, wstawić grafikę firmową i dostosować komunikaty, aby były zgodne z wydźwiękiem firmy gdzie indziej.
Tę samą metodologię należy zastosować w przypadku przypomnień. W ramach oprogramowania firmy i klienci mogą ustawić automatyczne pingi w celu zażądania zaległych płatności. Kiedy te alerty docierają dyskretnie i w ramach uznanej marki marki, służą jako przypomnienie o istnieniu marki, a także zachęcają do nawiązania kontaktu z klientami poza płatnościami.
Firmy chcące eskalować tę taktykę mogą zapraszać klientów do systemu na jak najwcześniejszym etapie – czasami nawet zanim staną się oficjalnymi klientami. Pozwalając tym potencjalnym klientom na wprowadzanie własnych informacji do systemu oraz akceptowanie lub odrzucanie ofert, firmy oferują im pewną autonomię i możliwość dostosowania, co natychmiast odróżnia je od innych firm, które mogłyby działać w bardziej podstawowy sposób.
Zrównoważony wzrost
Podstawą oprogramowania do fakturowania jest rozwój organizacji. Małe firmy potrzebują dużej ilości danych, na podstawie których mogą ulepszyć swoje działania, ale gromadzenie danych może być trudne, zwłaszcza jeśli nowsza firma zaczyna od zera.
Firmy powinny rozważyć wykorzystanie oprogramowania do fakturowania, aby położyć podwaliny pod ciągłe gromadzenie danych po obu stronach podziału między klientem a dostawcą. Oprogramowanie z pewnością oblicza każdą część procesu płatności, w tym czas potrzebny na uregulowanie faktur i jakie przypomnienia są najskuteczniejsze.
Firmy muszą jednak pamiętać, że mogą używać oprogramowania także wewnętrznie. Wiele opcji oprogramowania obejmuje śledzenie wydatków i czasu poświęconego na projekty, które można następnie przełożyć na faktury i wysłać automatycznie. Tak naprawdę, dzięki automatyzacji, powyższe procesy można przeprowadzić płynnie i błyskawicznie, zapewniając klientom szybką komunikację, a następnie informację o wymianie można dodać do zbioru danych, które będą wizualizowane w całej organizacji.
Małe firmy wszelkiego rodzaju powinny przynajmniej poeksperymentować z automatyzacją, aby zrozumieć jej przyszłe konsekwencje w miejscu pracy, a oprogramowanie do fakturowania to świetny początek.
Bezpieczeństwo i spokój ducha
Każde oprogramowanie w chmurze niesie ze sobą nieodłączne ryzyko naruszeń bezpieczeństwa, ale rozwijające się firmy mogą złagodzić ten cios, edukując konsumentów na temat kroków, jakie podejmują w celu ograniczenia ryzyka.
W przypadku oprogramowania do fakturowania edukacja polega na budowaniu rosnącego zaufania. Firmy posiadające możliwość fakturowania powinny od samego początku żądać od klientów kilku niezbędnych informacji, w tym podpisu cyfrowego, numerów kont bankowych i danych kontaktowych. Pokazując, że można im zaufać od samego początku, firmy mogą milcząco zaprosić do przyszłego zaangażowania w zakresie poufnych informacji, wzmacnianego za każdym razem, gdy konkurencja zajmie się naruszeniem.
Co najważniejsze, płatności zawsze można zrealizować szybko i bezbłędnie, a przy tym przy zachowaniu najwyższego poziomu bezpieczeństwa. Klienci dowiedzą się, że firmie udaje się bezpiecznie wdrażać nowe technologie, co może przynieść ogromne korzyści wraz z rozwojem generatywnej sztucznej inteligencji.
Wniosek
Małe firmy, które wciąż znajdują się w fazie kalibracji, nie będą w stanie określić wszystkich potrzeb technologicznych, jakich kiedykolwiek będą potrzebować. Oznacza to, że prawdopodobnie zainteresuje ich filozofia zakupów „gruntuj i rozwijaj”, polegająca na wdrażaniu ważnego elementu technologii, pozostawiając jednocześnie miejsce na kolejne, które można dodać później.
Określenie, od czego zacząć, może być trudne. Firmy te muszą jednak pamiętać, że kluczem do ich sukcesu będą pierwsi klienci. Choć z pewnością uwielbiają otrzymywać płatności, wysyłanie płatności jest prawdopodobnie najmniej ekscytującym zadaniem, jakiego mogą się podjąć ich klienci. Oprogramowanie do fakturowania powoli wprowadza klientów w ten proces, jednocześnie umożliwiając dostawcom rozwój w międzyczasie. Nie mogą sobie pozwolić na pominięcie oprogramowania do fakturowania.
