Gekissimo.net - Opi ansaitsemaan rahaa webilläsi Internetissä!

Kim jest wirtualny asystent – ​​i 47 zadań, które może dla Ciebie wykonać

Seuraava artikkeli auttaa sinua: Kim jest wirtualny asystent – ​​i 47 zadań, które może dla Ciebie wykonać

Czym zajmuje się wirtualna asystentka? Jak można pomóc mojej firmie? Prowadzę małą firmę, ale ilość e-maili i zapytań klientów gwałtownie wzrosła. Utrzymanie porządku jest wyzwaniem. Jednak nie stać nas na zatrudnienie pełnoetatowego asystenta administracyjnego ani kierownika biura – nie mamy też miejsca, ponieważ nasze biuro jest małe. Kolega zaproponował mi zatrudnienie wirtualnej asystentki. Czy możesz mi podpowiedzieć, jakie zadania może wykonywać wirtualna asystentka?

— Howard z Albuquerque w Nowym Meksyku

Howardzie, to świetne pytanie. Tak, wyjaśnimy dokładnie czym zajmuje się wirtualna asystentka. Wybierzemy dla ciebie coś lepszego.

Na końcu tego artykułu przedstawiamy 42 różne zadania, które wirtualny asystent (VA) może wykonać dla małej firmy, abyś miał przykłady do wykorzystania. Ale najpierw odpowiedzmy na kilka podstawowych informacji.

Kim jest Wirtualna Asystentka?

Wirtualny asystent, często w skrócie VA, to profesjonalista, który działa w zdalnym środowisku pracy, zapewniając pomoc w różnych obszarach, takich jak zadania administracyjne, inicjatywy związane z rozwojem biznesu, zarządzanie mediami społecznościowymi, kampanie marketingowe i wiele innych.

Specjaliści ci odgrywają kluczową rolę w codziennym funkcjonowaniu małych firm, przedsiębiorców i na stanowiskach kierowniczych, oferując wsparcie w zarządzaniu powtarzającymi się zadaniami i zajmowaniu się pracą administracyjną, która w przeciwnym razie pochłaniałaby cenny czas.

Chociaż asystenci ci zazwyczaj działają w swoich biurach domowych, ich lokalizacja geograficzna może znajdować się w dowolnym miejscu – w Stanach Zjednoczonych lub za granicą.

W ciągu ostatniej dekady popularność wirtualnych asystentów w małych firmach wzrosła, głównie ze względu na ich elastyczność.

W zależności od potrzeb biznesowych VA może zostać zatrudniony w niepełnym lub pełnym wymiarze godzin. Niezależnie od tego, czy potrzebujesz ich usług przez 20, 30 godzin, czy nawet pełne 40 godzin tygodniowo, VA zapewniają wszechstronność, aby zaspokoić Twoje unikalne wymagania.

Model wynagrodzeń wirtualnych asystentów może być dość zróżnicowany. Niektórzy mogą preferować płatność za godzinę, podczas gdy inni mogą zdecydować się na stałe tygodniowe lub miesięczne stypendium.

W wielu przypadkach lepszą propozycję wartości można znaleźć, zatrudniając wirtualnego asystenta na pełny etat z kilku powodów:

  • Ceny mogą być zaskakująco przystępne, szczególnie dla pracowników offshore.
  • Łatwiej jest zintegrować pełnoetatowego asystenta z regularnymi przepływami pracy i uzyskać większe korzyści z tej aranżacji.
  • Pełnoetatowy VA będzie lepiej przygotowany do nauki wszelkich specjalistycznych aplikacji, których potrzebujesz, rozwijania serdecznych relacji ze współpracownikami i klientami oraz rozwijania się wraz z rozwojem firmy.

Istnieją dwa podstawowe typy wirtualnych asystentów – niezależni freelancerzy i ci związani z firmą lub agencją.

Współpracując z firmą zajmującą się wirtualnymi asystentami, często komunikujesz się z menedżerem, który rozumie Twoje potrzeby i zapewnia, że ​​otrzymasz VA najlepiej dopasowaną do Twoich operacji.

Korzyści z Wirtualnej Asystentki

W dynamicznym świecie biznesu korzystanie z wirtualnego asystenta może znacząco zwiększyć Twoją produktywność. Rozważ to – sposób, w jaki właściciel firmy lub kluczowy menedżer alokuje swój czas, może być najważniejszym wyznacznikiem sukcesu firmy.

Dlatego konieczne jest, aby skoncentrowali się na działaniach o dużej wartości i sprawach strategicznych, pozostawiając zadania rutynowe i administracyjne swojemu niezawodnemu wirtualnemu asystentowi.

Rob Levin, prezes Work Better Now, ujął to w ten sposób, czerpiąc z własnego doświadczenia.

„Aby móc spędzać czas na czynnościach o dużej wartości, ważne było dla mnie, aby spędzać mniej czasu na czynnościach o niższej wartości. Właśnie dlatego 5 lat temu nie tylko zatrudniłem wirtualnego asystenta, ale także współtworzyłem firmę Work Better Now, aby zapewniać wirtualnych asystentów innym właścicielom firm.

Partner Levina, Andrew Cohen i dyrektor generalny Work Better Now, twierdzi, że najczęstszym pytaniem zadanym przez potencjalnych klientów firmy jest: „Co może dla mnie zrobić wirtualna asystentka?”

Aby odpowiedzieć na to pytanie, Cohen podaje listę 47 zadań, które może wykonać wirtualny asystent.

47 Zadań, które może wykonać wirtualna asystentka

Wirtualna asystentka to wysoko wykwalifikowany niezależny wykonawca, który zdalnie wykonuje mnóstwo zadań. Począwszy od planowania spotkań po sprawdzanie i odpowiadanie na e-maile, obowiązki VA są dalekosiężne.

Jednak harmonogram i e-maile to tylko wierzchołek góry lodowej. Jeśli zadanie można wykonać online, VA jest więcej niż zdolny do jego wykonania.

Ten zasób to kompleksowy przewodnik po poruszaniu się po świecie wirtualnych asystentów, wyjaśniający ich role i podkreślający znaczące korzyści, jakie mogą wnieść do Twojej firmy.

Zarządzanie kalendarzem

Zarządzanie kalendarzem, zarówno zawodowym, jak i osobistym, często stanowi jedno z największych wyzwań dla przedsiębiorców.

Wirtualni asystenci wkraczają tutaj, przekształcając zniechęcające zadanie w proces niewymagający wysiłku, zapewniając przypomnienia i planując spotkania. Oferują następujące usługi:

1. Koordynuj i planuj rozmowy oraz spotkania. Zadanie, które może zaoszczędzić właścicielom firm około 10 godzin tygodniowo, uwalniając ich od wykonywania zadań, które uważają za uciążliwe.

Kluczem do sukcesu jest zapewnienie VA jasnych zasad dotyczących planowania, w tym kogo i kiedy planować. Mogą także pomóc w koordynowaniu harmonogramów innych członków zespołu.

2. Potwierdź spotkania. Najlepszą praktyką jest dostarczenie VA listy wizyt do potwierdzenia, szczególnie na następny dzień. Praktyka ta może zapobiec marnowaniu czasu spowodowanemu zapomnianymi spotkaniami lub odwołaniem spotkań w ostatniej chwili przez drugą stronę.

3. Przypomnienia o połączeniach i spotkaniach.Łatwo jest zapomnieć o wykonaniu połączenia, zwłaszcza gdy jesteś poza biurem lub uczestniczysz w spotkaniach równoległych. VA może w odpowiednim czasie wysyłać przypomnienia, dzwonić lub wysyłać SMS-y na kilka minut przed zobowiązaniem, aby mieć pewność, że pamiętasz.

🔥 Empfohlen:  30 życzeń noworocznych dla właścicieli firm

4. Przekładaj rozmowy i spotkania. VA służy również jako pomost komunikacyjny, informując drugą stronę o wszelkich zmianach w harmonogramie i potwierdzając przełożony termin.

5. Poinformuj innych o zmianach w harmonogramie. Wirtualna asystentka powiadomi również drugą stronę i uzyska potwierdzenie przełożonego terminu.

6. Chroń czas. Urządzenia wirtualne mogą również pomóc chronić Twój czas przed niepotrzebnymi przerwami. Mogą wkroczyć i grzecznie odrzucić prośby o spotkania, które mogą nie być najważniejszym priorytetem.

7. Wyślij i prowadź „listę oczekujących”. Wirtualni asystenci mogą udostępniać cotygodniową listę osób, które nie odpowiedziały na prośby o spotkania lub rozmowy telefoniczne, powiadamiając Cię, gdy może być konieczna Twoja interwencja.

8. Poinformuj bliskie Ci osoby, kiedy będziesz poza miastem. VA mogą również informować Twoich bliskich o Twoim harmonogramie podróży. Mogą udostępnić zaproszenie w kalendarzu z datami poza miastem oraz szczegółami lotu i hotelu, zapewniając bezproblemową komunikację.

Zarządzanie pocztą elektroniczną i kontaktami oraz komunikacja

W epoce cyfrowej ogromna liczba e-maili może zalać Twoją skrzynkę odbiorczą, a utrzymywanie aktualnej listy kontaktów może stać się zadaniem samym w sobie.

Tutaj w grę wchodzi wiedza wirtualnej asystentki. Powierzając te zadania VA, możesz odzyskać cenne godziny swojego czasu. Oto zakres działań, którymi może zająć się VA:

9. E-maile ekranowe. Wirtualni asystenci mogą zarządzać Twoją skrzynką odbiorczą w oparciu o określone przez Ciebie zasady. Mogą wykonywać takie zadania, jak usuwanie, odpowiadanie, przekazywanie e-maili lub oznaczanie tych krytycznych, aby zwrócić Twoją uwagę.

10. Dodaj osoby do kontaktów. Za każdym razem, gdy nawiązujesz kontakt z kimś nowym, niezależnie od tego, czy jest to rozmowa telefoniczna, spotkanie, czy inna forma interakcji, Twój VA może zapewnić, że dane tej osoby zostaną natychmiast dodane do Twoich kontaktów.

11. Aktualizuj informacje o osobach w kontaktach. Może się zdarzyć, że nie będziesz mieć natychmiastowego dostępu do wszystkich informacji o kontakcie. W takich przypadkach VA może stopniowo uzupełniać te luki, dodając informacje do kontaktów, gdy tylko staną się dostępne, na przykład szczegóły z podpisu e-mail.

12. Dodaj kontakty do CRM. Głównym powodem, dla którego małe firmy nie wykorzystują efektywnie aplikacji CRM, jest czasochłonne wprowadzanie danych. Twój VA może przejąć to zadanie, dodając i organizując Twój system CRM.

Zadania telefonu

Jeśli potrzebujesz kogoś do obsługi interakcji telefonicznych lub nawet wykonywania lekkich obowiązków recepcjonisty bez konieczności fizycznej obecności, wirtualny asystent może stanąć na wysokości zadania.

13. Wykonuj lekkie obowiązki recepcjonisty. Są sytuacje, w których możesz spodziewać się ważnych połączeń, ale możesz nie być w stanie odebrać ich osobiście. Tutaj nieoceniona staje się wirtualna asystentka.

Przekierowując takie połączenia do swojego VA, możesz mieć pewność, że nie przegapisz żadnej istotnej komunikacji, a jednocześnie będziesz mógł skupić się na swoich głównych zadaniach bez przerw.

14. Transkrypcja wiadomości głosowych. W naszej szybko rozwijającej się erze cyfrowej dostęp do większości wiadomości głosowych można uzyskać za pośrednictwem poczty elektronicznej. Można je przekazać swojemu VA, który oprócz transkrypcji treści poczty głosowej może również przeprowadzić wszelkie niezbędne działania uzupełniające.

Może to obejmować skontaktowanie się z rozmówcą lub ustawienie przypomnień o konieczności udzielenia odpowiedzi, usprawniając w ten sposób procesy komunikacji.

Podróż

Organizacja lotów i hoteli na potrzeby podróży służbowych może być zaskakująco czasochłonnym procesem, często odciągającym Cię od podstawowej działalności biznesowej. Niezbędne mogą okazać się tutaj umiejętności wirtualnej asystentki. VA może obsłużyć:

15. Loty badawcze. Biorąc pod uwagę Twoje konkretne kryteria, takie jak preferowane linie lotnicze, rozmieszczenie miejsc i godziny, VA może przeprowadzić dokładną analizę różnych opcji lotu.

Następnie przedstawią Ci najlepsze alternatywy, dzięki którym nie tylko będziesz podróżować komfortowo, ale także zaoszczędzisz znaczną ilość czasu w ciągu roku.

16. Badania hoteli. W sposób podobny do wyszukiwania lotów Twój VA może zagłębić się w opcje hoteli w oparciu o Twoje unikalne preferencje.

Może to obejmować takie czynniki, jak rodzaj zakwaterowania, lokalizacja, dostępne udogodnienia i wszelkie stawki specjalne, do których możesz być uprawniony. Następnie mogą stworzyć krótką listę, oszczędzając Ci kłopotów z przeglądaniem wielu opcji.

17. Rezerwuj loty i hotele. Po podjęciu decyzji i posiadaniu informacji o karcie kredytowej oraz informacjach o osobach często podróżujących, Twój VA może zająć się procesem rezerwacji.

Może to być żmudne zadanie do wykonania osobiście, ale VA może sobie z tym poradzić skutecznie, oszczędzając czas i zmniejszając prawdopodobieństwo błędów.

18. Zbadaj możliwości transportu. Obejmuje to różne możliwości, od wynajmu samochodów i wspólnych przejazdów po lokalny transport publiczny, w zależności od preferencji i charakteru podróży.

19. Zarezerwuj transport. Po zidentyfikowaniu najlepszych opcji Twój VA może pójść o krok dalej i zająć się rezerwacjami w podobny sposób, w jaki zarządza Twoimi lotami i hotelami. Zapewnia to płynną podróż od początku do końca.

20. Organizuj wydarzenia. Jeśli Twoja podróż wiąże się z uczestnictwem w wydarzeniach lub ich organizacją, Twój VA może przeprowadzić badania i dokonać niezbędnych ustaleń. Może to obejmować znalezienie odpowiedniej restauracji na kolację biznesową, rezerwację miejsca na spotkanie, a nawet zabezpieczenie biletów na lokalny koncert.

21. Zawieś gazetę lub pocztę. Kiedy Cię nie będzie, Twój VA może zapewnić, że regularne usługi w Twoim miejscu zamieszkania, takie jak dostarczanie gazet lub poczta, zostaną tymczasowo zawieszone. Zapewnia to kolejną warstwę wygody podczas podróży i gwarantuje, że wszystkie czynności domowe zostaną załatwione podczas Twojej nieobecności.

🔥 Empfohlen:  Jak sprzedawać na Instagramie

Rozwój Biznesu

Jeśli chodzi o zadanie związane z rozwojem biznesu, obciążenie pracą może być znaczne i wieloaspektowe.

Od wyszukiwania potencjalnych klientów na platformach takich jak LinkedIn po znajdowanie kluczowych informacji kontaktowych, takich jak adresy e-mail, czynności te często wiążą się z czasochłonną pracą przygotowawczą.

Wirtualny asystent może przejąć stery tych zadań, dzięki czemu możesz skupić się na interakcjach międzyludzkich kluczowych dla skutecznej sprzedaży.

22. Leady badawcze na LinkedIn. W przypadku firm B2B, a czasami także B2C, prowadzenie listy potencjalnych klientów jest zadaniem o charakterze nadrzędnym. Po dogłębnym zrozumieniu Twoich wymagań wirtualny asystent może przeprowadzić dokładne wyszukiwanie na LinkedIn, tworząc wyczerpującą listę potencjalnych klientów, która odpowiada Twojemu profilowi ​​idealnego klienta.

23. Znajdź adresy e-mail. VA potrafi umiejętnie poruszać się po bazach danych i stosować skuteczne strategie wyszukiwania Google, aby zlokalizować adresy e-mail potencjalnych klientów, z którymi chcesz się skontaktować. Dzięki temu nie tylko masz pewność, że masz prawidłowe dane kontaktowe, ale także oszczędzasz czas i wysiłek związany z ich samodzielnym znajdowaniem.

24. Prezentacje projektowe. Twój VA może nadać Twoim propozycjom profesjonalny charakter, lokalizując i wstawiając logo potencjalnego klienta i odpowiednio dopasowując kolor tekstu. Co więcej, mogą ulepszyć prezentację, animując slajdy zgodnie z wymaganiami, co zapewni Ci przewagę w wysiłkach na rzecz rozwoju biznesu.

Kierownictwo

Rozwój Twojej firmy nieuchronnie powoduje zwiększone zapotrzebowanie na różne funkcje zarządcze. Może to obejmować zadania takie jak tworzenie raportów dla klientów, co może wymagać zestawiania ogromnych ilości istniejących danych.

A może chcesz powiększyć swój zespół i potrzebujesz pomocy w działaniach rekrutacyjnych. Twój wirtualny asystent może wziąć na siebie te obowiązki, zapewniając Ci czas i elastyczność, abyś mógł skupić się na bardziej strategicznych aspektach swojej firmy

25. Gromadź raporty. VA może projektować i generować raporty śledzące kluczowe wskaźniki wydajności (KPI) w określonych odstępach czasu. Raporty te zapewniają przejrzysty obraz wyników Twojej firmy, pomagając Ci podejmować świadome decyzje.

26. Pomoc w rekrutacji pracowników. Walka o znalezienie odpowiedniego talentu często może być równie intensywna, jak rywalizacja o klientów, jeśli nie bardziej.

Twój VA może przeglądać profile LinkedIn na podstawie podanych przez Ciebie kryteriów, tworząc listę potencjalnych kandydatów, którzy mogą pasować do Twojego zespołu. To nie tylko upraszcza proces rekrutacji, ale także zapewnia szerszą pulę talentów do wyboru.

Księgowość

Jeśli zarządzanie finansowymi aspektami Twojej firmy, takimi jak prowadzenie ksiąg czy wysyłanie faktur, budzi w Tobie strach, być może nadszedł czas, aby przekazać te zadania wirtualnej asystentce.

27. Prowadź księgi. Dzięki odpowiedniemu przeszkoleniu i instrukcjom Twój wirtualny asystent może wykonywać zadania finansowe, takie jak przeglądanie i dopasowywanie transakcji oraz przeprowadzanie miesięcznych rozliczeń. Zapewnia to usprawniony proces księgowy i spójną dokumentację finansową Twojej firmy.

28. Twórz i wysyłaj faktury. Korzystając z szablonów faktur, wirtualny asystent może sporządzać profesjonalne faktury i dystrybuować je do Twoich klientów. Zapewnia to terminowe i dokładne rozliczenia, przyczyniając się do zdrowego przepływu środków pieniężnych.

29. Ścigaj zaliczki. Ustanowienie procesu należności ma kluczowe znaczenie dla każdej firmy. Twój VA może postępować zgodnie z tym procesem, aby zebrać należne płatności, co może obejmować eskalację problemu do właściciela firmy lub odpowiedniej osoby, jeśli to konieczne.

Sprawy osobiste

Zarządzanie obowiązkami osobistymi w dobrze prosperującym biznesie może być wymagające. Zadania takie jak dokonywanie rezerwacji w restauracji lub wysyłanie prezentów są integralną częścią utrzymywania osobistych relacji.

Mogą one jednak być również czasochłonne. Korzystając z usług wirtualnego asystenta, możesz efektywniej wypełniać te obowiązki.

30. Dokonuj osobistych rezerwacji w restauracjach. Mając dostęp do Twoich osobistych preferencji i danych logowania do platform rezerwacyjnych, takich jak Open Table, Twój VA może dokonywać rezerwacji w restauracjach w Twoim imieniu, a nawet koordynować działania z gośćmi.

31. Dokonuj zakupów. Czasami nawet platformy takie jak Amazon mogą nie mieć tego, czego potrzebujesz, lub proces zakupu może być zbyt żmudny. Twój VA może pomóc w zakupach online w zabezpieczeniu potrzebnych przedmiotów.

32. Zbadaj i wysyłaj prezenty. W sytuacjach, gdy zwykła karta podarunkowa nie wystarczy, Twój asystent może znaleźć coś wyróżniającego się i zorganizować jego dostawę.

33. Zarządzaj logistyką swojego hobby. Niezależnie od tego, czy chodzi o zapewnienie studia na próby zespołu garażowego, czy organizację spotkań klubu książki, VA może zmniejszyć obciążenia logistyczne, pozwalając ci bezstresowo oddawać się swoim hobby.

34. Śledź problematyczne zamówienia. Jeśli zamówienie nie dotrze na czas, Twój VA może współpracować z dostawcą, radząc sobie z przestojami i rozwiązując problemy, informując Cię o całym procesie.

35. Zarządzaj kalendarzem rodzinnym. Planowanie wydarzeń rodzinnych i śledzenie spotkań może być bezproblemowo obsługiwane przez Twojego wirtualnego asystenta, uwalniając więcej Twojego osobistego czasu.

36. Planuj wizyty lekarskie. Biorąc pod uwagę istotne szczegóły, takie jak daty urodzenia i informacje o ubezpieczeniu, VA może umówić się na wizytę lekarską, a nawet rozpocząć wypełnianie wymaganych dokumentów.

37. Płać rachunki osobiste. W przypadku rzadkich zakupów lub dostawców, którzy nie oferują opcji płatności online, płatności za rachunki może zarządzać wirtualny asystent.

38. Zadzwoń do sklepów, aby uzyskać informacje. Niezależnie od tego, czy szukasz rzadkiej butelki szkockiej, czy specjalnego prezentu, Twój VA może wykonać niezbędne telefony, aby znaleźć sklep oferujący szukany przedmiot.

🔥 Empfohlen:  Często zadawane pytania dotyczące własności franczyzowej Jan-Pro

Operacje

Jako właściciel małej firmy powinieneś skupić się na planowaniu strategicznym przyszłości swojej firmy, opracowywaniu koncepcji nowych produktów i usług oraz prowadzeniu inicjatyw, które podniosą poziom Twojej firmy. Dzięki temu zadania operacyjne, takie jak wypełnianie formularzy online i zarządzanie plikami, można oddelegować do niezawodnego systemu wsparcia, jakim jest wirtualny asystent.

39. Wypełnij formularze online. Twój wirtualny asystent, wyposażony w istotne dane firmy, może wypełnić różne formularze, na przykład te niezbędne do subskrypcji produktów Software as a Service (SaaS), oszczędzając Twój cenny czas.

40. Rób notatki z webinarów. Jeśli interesuje Cię treść seminarium internetowego, ale nie możesz przeznaczyć czasu na jego obejrzenie, nawet jeśli jest ono na żądanie, Twój specjalista ds. wideokonferencji może „uczestniczyć” w Twoim imieniu, zanotować najważniejsze punkty i przedstawić wyczerpujące podsumowanie.

41. Konwertuj pliki. Jeśli potrzebujesz innego formatu pliku, powiedzmy JPEG zamiast PDF, Twoje urządzenie wirtualne może wykonać konwersję za Ciebie.

42. Przeprowadź badania. Twój VA może przeprowadzić wstępne badania w celu podjęcia kluczowych decyzji, takich jak ocena różnych produktów SaaS, aby ustalić, który z nich będzie najbardziej odpowiedni dla Twoich potrzeb.

43. Skonfiguruj projekty w swoim systemie zarządzania projektami. VA może konfigurować nowe projekty w Twoim narzędziu do zarządzania projektami i zapraszać odpowiednich uczestników, zapewniając płynny start.

44. Zajmij się zarządzaniem plikami. Niezależnie od tego, czy jest to Dropbox, czy lokalny serwer do przechowywania plików, Twój wirtualny asystent może zapewnić odpowiednią organizację plików z zachowaniem dokładnych konwencji nazewnictwa. Zapewniają również prawidłowy przydział uprawnień dostępu.

45. Zaplanuj media społecznościowe. Twój wirtualny asystent może usprawnić Twoją strategię w mediach społecznościowych, planując posty zgodnie z opisanym przez Ciebie procesem.

46. ​​Korekta i redagowanie listów, blogów i prezentacji. Przytłaczające obciążenie pracą może czasami prowadzić do niezamierzonych błędów. Twój VA może pomóc w korekcie i edycji ważnych komunikatów, takich jak listy, blogi i prezentacje, zapewniając profesjonalną i wolną od błędów treść.

47. Prowadź podręcznik wirtualnego asystenta.Właściciele firm często wolą ustalanie procesów niż ich ścisłe przestrzeganie. Twój VA może prowadzić podręcznik dokumentujący swoje zadania, co okazuje się przydatne, zwłaszcza podczas nieoczekiwanych nieobecności.

Oto podsumowanie różnorodnego zakresu zadań, z którymi może sobie poradzić Wirtualna Asystentka, a wszystko to starannie zapakowane w wygodną tabelę porównawczą.

Kategoria zadaniaPrzykłady zadań, które może wykonać VA
Zarządzanie kalendarzem Planowanie spotkań, przypomnienia, zmiana terminu spotkań
Zarządzanie pocztą e-mail i kontaktami Sprawdzanie wiadomości e-mail, aktualizacja kontaktów, dodawanie kontaktów do CRM
Zadania telefonu Lekkie obowiązki recepcjonisty, transkrypcja wiadomości głosowych
Organizacja podróży Wyszukiwanie i rezerwacja lotów/hoteli, organizowanie transportu, zawieszanie regularnych usług
Rozwój Biznesu Poszukiwanie leadów, znajdowanie adresów e-mail, projektowanie prezentacji
Zadania zarządcze Gromadzenie raportów, pomoc w rekrutacji pracowników
Księgowość Prowadzenie ksiąg rachunkowych, wystawianie faktur, zarządzanie należnościami
Sprawy osobiste Dokonywanie rezerwacji, zakupy online, zarządzanie osobistymi harmonogramami
Operacje Wypełnianie formularzy, robienie notatek z webinarów, zarządzanie plikami, planowanie mediów społecznościowych
Zadania, których VA nie wykonuje Różni się w zależności od konkretnych usług, zasad i granic VA

Czego nie robi wirtualna asystentka

Oczywiście jest kilka rzeczy, których Twój wirtualny asystent nie zrobi. Nie musisz się martwić postawą wirtualnej asystentki, jeśli ją o coś poprosisz. VA nie:

  • Przewraca oczami na ciebie. Przynajmniej nie zobaczysz tego, jeśli to się stanie! I nie „usłyszysz” tego w żadnej komunikacji.
  • Potrzebujesz większego biura lub innego biurka. Ci ludzie nie będą dzielić przestrzeni biurowej, więc nie ma potrzeby tworzenia dodatkowego miejsca.
  • Wtrącenie dramatu. Dzięki wirtualnym asystentom nie będziesz musiał rozpieszczać wielkiego ego. Nie musisz chodzić po skorupkach jaj ani martwić się, że plotki przyćmią profesjonalizm. Charakter związku na odległość oznacza, że ​​dramaty w biurze nie istnieją.

Kolejne kroki, aby uzyskać wirtualną asystentkę

  • Zidentyfikuj zadania w swojej firmie, które najlepiej byłoby zlecić na zewnątrz. Wskazówka: Skoncentruj się na zadaniach, które nie wymagają Twojej wiedzy specjalistycznej. Zadaj sobie pytanie, czy dane zadanie pozwala najlepiej wykorzystać Twój czas, czy też lepiej byłoby, gdyby wykonał je ktoś inny?
  • Skorzystaj z usług takich jak Work Better Now, aby znaleźć wirtualnych asystentów odpowiadających Twoim potrzebom.

Niezależnie od tego, czy chcesz skalować swój biznes, przestać wykonywać irytujące zadania, czy po prostu chcesz mieć więcej wolnego czasu, VA zmienia zasady gry. Myślę, że widzisz, że zatrudnienie wirtualnej asystentki może być kluczem do Twojego sukcesu. Mamy nadzieję, że pomoże Ci to zdecydować, czy VA jest odpowiednia dla Twojej firmy.

Powodzenia!

Więcej informacji o wirtualnych asystentach znajdziesz w artykule:

Wszystkie odpowiedzi na pytania czytelników pochodzą od redakcji Small Business Trends, posiadającej ponad 50-letnie doświadczenie biznesowe. Jeśli chcesz zadać pytanie, zadaj je tutaj.