Seuraava artikkeli auttaa sinua: Lakinäkökohdat ja viestintävinkkejä etähakukoneoptimointitiimillesi
Olet siis luultavasti tajunnut, että etätyö on tullut jäädäkseen, mikä tarkoittaa koko joukkoa erilaisia näkökohtia asennuksessa.
Tämän etähakukoneoptimointitiimin rakentamista käsittelevän sarjan ensimmäisessä osassa tarkastelimme menestyneiden etätiimien rakennetta.
Tutkitaan nyt oikeudellisia näkökohtia ja tiimiviestintänäkökohtia, joita tarvitset etätiimin rakentamiseen, vaatimusten noudattamiseen ja yhteistyöhön kannustamiseen.
Etähakukoneoptimointitiimien oikeudelliset näkökohdat
Palkka ja edut eivät ole ainoita näkökohtia täysin etätyötä tekevien SEO-asiantuntijoiden palkkaamisessa, joilla on oikeudellisia vaikutuksia.
Riippuen tiimisi perustasta, saatat joutua pohtimaan oikeuksia ja turvallisuutta koskevia lisänäkökohtia.
Tietoturva
Täysin etätyössä työskentelevät työntekijät eivät välttämättä työskentele vain kotoa käsin.
He voivat hyödyntää joustavuutta olla poissa toimistosta pitääkseen työlomia viikkoja kerrallaan tai mennäkseen yksinkertaisesti kahvilaan töihin.
Tästä johtuen tietoturvaongelmat ovat ylimääräisiä.
Luottamukselliset tiedot
Ihannetilanteessa jokaisella tiimin jäsenellä olisi oma yksityinen, lukittava työskentelytila.
Toimisto yrityksen toimiston ulkopuolella.
Tämä on kuitenkin harvinaisuus.
Siksi etätyöntekijöiden on oltava tietoisia siitä, kuka pääsee heidän työtilaansa tai nähdä, mitä he työskentelevät.
Co-working-tilassa tai kahvilassa työskentely voi tarkoittaa, että muut ihmiset voivat nähdä näyttöjä, joissa on luottamuksellisia asiakastietoja tai yrityksen taloustietoja.
Sinun on ehkä investoitava kannettavien näytöille tarkoitettuihin elokuviin, jotka vaikeuttavat muiden ihmisten lukemista, elleivät he ole suoraan heidän edessään.
Saatat myös joutua suosittelemaan, että tiimisi huomioi datan, jonka he jättävät näkyväksi näytöilleen muiden ihmisten ympärille.
Tietosuojalainsäädäntö
Kyse ei välttämättä ole vain siitä, että halutaan pitää asiakkaan ja henkilötiedot turvassa. Jos et tee niin, sillä voi olla oikeudellisia seurauksia.
Esimerkiksi Euroopassa yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) säätelee työntekijöitä ja määrää, miten henkilökohtaisia tunnistetietoja käsitellään.
Sinun on mukautettava tietoturvaan liittyviä prosesseja ja sääntöjä etätiimien toimiston ulkopuoliseen elämään.
Ryhmää pitää myös kouluttaa sen tärkeydestä ja sillä on oltava työkalut oman työympäristönsä arvioimiseen.
Ohjeita yhteisiin asuintiloihin
Kokopäivätyö kotoa käsin voi aiheuttaa puutteita työvälineiden ja tietojen käsittelyssä eri tavalla kuin henkilökohtaisia laitteita.
Toimistotyöntekijälle saattaa olla luonnollista lukita kannettava tietokone, kun hän nousee työpöydältään. Mutta oman kodin mukavuudessa ja turvassa heille ei ehkä tule mieleen tehdä samoin.
Ajattele myös, että toimistossa useimmat ihmiset työskentelevät samassa yrityksessä.
Jaetuissa asuintiloissa näin ei ole.
Voi olla hyvä idea muistuttaa tiimiäsi siitä.
Ohjeita vapautuneille tiloille
Hybridi- tai toimistotyöntekijät voivat jättää kannettavansa töihin lomalle lähtiessään.
Toimistossa on todennäköisesti henkilökuntaa, kun he eivät ole paikalla, tai seisokkien aikana, kuten pyhäpäivinä, toimisto on turvallisesti lukittu.
Joskus työtoverin koti, siis kotitoimisto, voi olla täysin tyhjillään, kuten heidän perheensä kanssa lomalla.
Etätyöntekijät saattavat joutua lukitsemaan yrityksen kannettavat tietokoneet näinä aikoina ylimääräisen turvallisuuden vuoksi.
Sinun on ehkä annettava heille tilat, kuten lukittava kaappi.
Juridiset oikeudet
SEO-tiimisi lailliset työoikeudet voivat olla hyvin erilaisia riippuen siitä, missä päin maailmaa he työskentelevät.
Jos kaikki tiimisi ovat täysin etäisiä, mutta omassa osavaltiossasi/maassasi, sinun ei ehkä tarvitse ottaa sitä niin paljon huomioon.
Tämä voi vaikuttaa paljon, esim.
- Yleisten vapaapäivien lukumäärä.
- Palkallisen sairausloman määrä.
- Kuinka paljon äitiyslomaa?
- Varoituksen pituus heillä on laillinen oikeus irtisanoessaan sopimuksensa.
Vaikka et olekaan viime kädessä laillisesti vastuussa tästä alueesta, linjapäällikkönä, joka rakentaa täysin etätyöryhmää, sinun on viisasta ymmärtää, mihin jokaisella tiimisi jäsenellä on oikeus.
Tämä auttaa sinua suunnittelemaan vakuutusturvaa lomien, isyysvapaan ja sairaustapausten aikana.
Se voi myös tarkoittaa, että et vahingossa jätä yhtä tiimin jäsentä vastuuseen koko verkkosivuston teknisestä kunnosta, kun kaikki muut paitsi he itse ovat yleisellä vapaapäivällä.
Optimoi etätiimisi viestintä ja yhteistyö
Kun pääset yli alkuperäisistä taloudellisista ja oikeudellisista esteistä täysin etänä toimivan SEO-tiimin rakentamiselle, voit kääntää huomiosi siihen, kuinka tehdä siitä hauska, tuottava ja energisoiva työkokemus.
Viestintä
Yksi etätyöryhmän suurimmista haasteista on viestintä.
Monet tiimit kamppailevat löytääkseen oikean tasapainon yli- ja aliviestinnän välillä.
Kommunikoinnin järjestäminen täysin etätyössä toimivassa SEO-tiimissä on erityisen tärkeä prioriteetti.
SEO-ammattilaisina opimme usein toisiltamme, keskustelemme haasteista ja pohdimme ideoita tiiminä.
Suuri osa digitaalisen PR:n työtä on ideointi, joka on luultavasti paljon helpompaa ryhmänä.
Vain siksi, että tiimisi on täysin etäinen, ei tarkoita, että sinun täytyy menettää viestintä.
Korvaa Office Chit Chatin
Kun puhutaan täysin etäkäytöstä vai toimistossa, aiheet liittyvät usein etuihin ja haitoihin sekä keskustelun helppouteen.
Jotkut ihmiset rakastavat kiireisen toimiston surinaa ja mahdollisuutta pitää yhteyttä työtovereihin lounaan tai kahvin valmistamisen aikana.
Toisten mielestä on häiritsevää tai uuvuttavaa olla jatkuvasti muiden ihmisten käytettävissä.
Kun keskustelemme etähakukoneoptimointitiimin sosiaalisista ja yhteisön tarpeista, on tärkeää ymmärtää, että emme halua kopioida toimiston chattia vaan korvata sen.
Tavoitteena on antaa tiimillesi aikaa syvälliseen keskittymiseen ja mahdollisuus olla yhteydessä kollegoihinsa.
Yksi tapa tehdä tämä on määrätä seurusteluajat.
Voit järjestää valinnaisia kahvikeskusteluja kerran viikossa tai joka päivä, jotta koko tiimi voi kokoontua 15 minuutin sosiaaliseen chattiin.
He saattavat haluta tehdä tämän koko tiiminä tai yksitellen.
Tämä saattaa levitä koko yritykseen, joten tiimisi saa mahdollisuuden olla yhteydessä muihin, joiden kanssa he eivät työskentele päivittäin.
Näin voit suojata heidän keskittymiskykyään ja aikaansa samalla kun he voivat tehdä tilaa työn sosiaaliselle puolelle.
Videopuhelun väsymys
Covid-19-työskentely kotoa -liikkeessä jo varhain kävi ilmi, että toimistotapaamiset korvattiin nopeasti kaksinkertaisella määrällä videopuheluiden kautta.
Tämä voi olla täysin uuvuttavaa ja aikaa vievää.
Muista, kuinka annat tiimisi jäsentää päivänsä.
Harkitse puheluttomia tunteja tai päiviä, ehdota vaihtamista vain puheääneen joissakin/useimmissa puheluissa tai jopa anna ihmisille mahdollisuus käyttää avataria joissakin puheluissa.
Ne tapaamiset, jotka olisivat voineet olla sähköposti? Saattoi silti olla sähköposti.
Älä yritä edistää ihmissuhteita ja ryhmätyötä videopuheluiden avulla. Se ei ole tapa tehdä se.
Aivan kuten henkilökohtaiset tapaamiset on järjestettävä tietoisesti, niin myös virtuaaliset tapaamiset.
Pikaviestien ylikuormitus
Etätyöskentely tekee sinun vaikeammaksi soittaa toimistoon pyytääksesi tiimisi jäseneltä päivitystä tai tarkistaa, että he ovat kunnossa.
Tämän työnteon puolen menettäminen ei välttämättä ole huono asia.
Se, että olet tilassa, jossa olet valmis päivitykseen, ei tarkoita, että et keskeytä tiimisi jäsentäsi ja mahdollisesti suista hänen keskittymiskykyään.
Älkäämme käyttäkö pikaviestimiä samalla tavalla.
Harkitse, kuinka lähetät viestejä ihmisille Slackin, Teamsin ja monien muiden pikaviestien avulla.
Älä odota vastausta tiimiltäsi välittömästi.
Et voi nähdä keskittyneen ilmeen heidän kasvoillaan, kun he kirjoittavat skeemaa, tai sitä, että he itse keittävät sillä hetkellä kupillista teetä.
Älä muotoile viestejä odottaen nopeaa vastausta.
Pidempiä aivokaapeleita varten harkitse ajatuksesi lähettämistä sähköpostitse ja käytä pikaviestintäpalveluita lyhyempiin päivityksiin.
Yksi hyvä vinkki varmistaaksesi, että tiimisi ei koe olevansa velvollinen vastaamaan välittömästi, on ryhtyä suoraan takaa-ajoon.
Keskustelun aloittaminen vain kysymällä “hei, kuinka voit?” voi saada vastaanottajasi tuntemaan velvollisuutta vastata välittömästi saadaksesi selville, mitä tarvitset ja kuinka kiireellinen se on.
Sen sijaan, jos kerrot heille tarkalleen, mitä etsit ja milloin tarvitset, säästät heidän arvailulta tai sinun on vastattava välittömästi.
Viestien katoaminen melussa
Toinen täysin etätyön riski on se, että “tämä on tärkeä ilmoitus, johon minun on kiinnitettävä huomiota ja muistettava” ja “tämä on vähemmän tärkeä tilapäivitys” välillä on vähän eroa.
Kun tiimisi saa satoja viestejä päivässä eri puolilta yritystä, he saattavat yksinkertaisesti unohtaa sen, jonka pyysit katsomaan sivua, jolla on 404ing.
Harkitse eri kanavien asettamista sosiaaliseen keskusteluun, projekteihin ja kiireellisiin ilmoituksiin.
Tämä viestien luokittelu voi auttaa tiimiä tunnistamaan, kuinka kiireellinen/tärkeä viestintä on, ja myös löytää sen uudelleen muutaman päivän (ja satojen viestien) kuluttua.
Yhteistyö
Sen varmistaminen, että tiimisi voi toimia yhtä hyvin kuin mikä tahansa toimistossa toimiva SEO-tiimi, riippuu siitä, kuinka hyvin he voivat tehdä yhteistyötä etänä.
Useat tekijät vaikuttavat siihen, miten tiimisi tulisi valmistaa onnistuneeseen yhteistyöhön.
Aikavyöhykkeet
Etätiimissäsi saattaa olla ihmisiä, jotka työskentelevät eri aikavyöhykkeillä.
Aidosti kansainvälisillä tiimeillä ei välttämättä ole paljoa, jos ollenkaan, päällekkäistä työaikaa.
Tässä voi olla erittäin vaikea navigoida onnistuneesti.
Etenkin virastojen kohdalla voi olla houkutus odottaa SEO-asiantuntijoiden olevan käytettävissä aina, kun he tarvitsevat heitä.
Jos asiakkaat ovat eri aikavyöhykkeillä ja työtovereita, voit arvata, kenen aikataulu priorisoidaan.
Kun työskentelet eri aikavyöhykkeillä, valtuuta tiimisi olemaan varovainen aikansa suhteen.
Tämä tarkoittaa, että heille annetaan valta sanoa ei kokouksille reilun työajan ulkopuolella.
Se voi myös tarkoittaa kompromisseja joissakin tapauksissa, mutta näiden pitäisi olla poikkeus, ei sääntö.
Yksi tapa tehdä tämä on kannustaa perustyöaikoja kasvokkain tapahtuviin tapaamisiin.
Jos esimerkiksi päällekkäisyyttä on vain kolme tuntia päivässä, kun kaikki tiimin jäsenet työskentelevät samanaikaisesti, yritä tallentaa kaikki kokoukset näille kolmelle tunnille.
Asynkroniset keskustelut
Toinen tapa voittaa eri aikavyöhykkeiden haasteet ja liian monien videopuheluiden aiheuttama väsymys on kannustaa asynkroniseen viestintään.
“Pikapuhelu” voi olla kätevä henkilölle, joka haluaa välitöntä palautetta ideasta tai ei yksinkertaisesti halua kirjoittaa kaikkea.
Se saattaa olla vähemmän kätevä henkilölle, jonka olisi pitänyt lopettaa päivän työ tunti sitten.
Äänimuistiinpanojen tallentaminen voi olla yksinkertainen tapa kommunikoida, joka ei vaadi paljon kirjoittamista.
Sen voi sitten kuunnella vastaanottajalle sopivana ajankohtana.
Yhteistyötyökalut voivat myös auttaa ajatusten purkamisessa ja mahdollistaa asynkronisen takaisinsyötön.
Työkalut
Mitä työkaluja hakukoneoptimoinnin etätiimille tarvitaan, jotta he voivat tehdä hyvää yhteistyötä?
- Lipunmyyntijärjestelmä. Maanantain tai JIRA:n tapaan lippujärjestelmä auttaa tiimiäsi seuraamaan näitä “ad-hoc” -pyyntöjä, jotka on lähetetty sähköpostitse tai messengerin kautta. Se mahdollistaa myös keskitetyn paikan asynkronisille tilapäivityksille.
- Ohjelmisto, kuten Miro tai Google Jamboard antaa tiimillesi mahdollisuuden lisätä ideoita virtuaaliselle taululle ilman, että sinun tarvitsee olla fyysisen taulun edessä. Sen lisäetuna on se, että se on saatavilla ajan myötä, joten tiimit voivat palata taaksepäin ja nähdä ideoiden kehitystä.
- VPN voi olla erittäin hyödyllistä, jotta hakukoneoptimointiasiantuntijasi näkevät, mitä joukkuetoverit näkevät maailmanlaajuisesti. Jos kollegasi Meksikossa on havainnut jotain mielenkiintoista SERP:issä, ei tarvitse tehdä laajoja kuvakaappauksia kertoakseen siitä kollegoilleen. Heidän kollegansa voivat välittää sijaintinsa Meksikona ja tutkia asiaa itse.
- Salasanan hallinta. On tärkeää, että tiimisi voi jakaa salasanoja turvallisesti olematta samassa huoneessa. Salasanojen hallinta, kuten LastPass, antaa heille mahdollisuuden lähettää salasanoja turvallisesti ilman riskiä tehdä se sähköpostitse tai vaivaa liittyä puheluun jakaa se suullisesti.
- Keskusvarasto. Tarvitset todennäköisesti tiimisi päästäkseen käsiksi asiakaskohtaisiin malleihin, toistensa työhön ja parhaiden käytäntöjen oppaisiin. Kun kaikki työskentelevät samassa toimistossa, samalla aikavyöhykkeellä, on helpompi pyytää näitä asiakirjoja sähköpostitse tarvittaessa. Kun et tiedä, onko kollegasi työpöydän ääressä tai hän ei aloita työskentelyä kolmeen tuntiin, sinun on helpompi tutustua näihin asiakirjoihin.
Motivaatio
Täysin etänä toimivan SEO-tiimin motivointi eroaa henkilökohtaisesta tiimistä.
On vähemmän mahdollisuuksia palkita tiimiä matkalla tien varrella olevaan kahvilaan improvisoidulle lounaalle tai kahvikierroksella kiitoksena heidän kovasta työstään sillä viikolla.
Täysin etätyöryhmän linjapäällikkönä mieti, kuinka jatkat tiimisi motivointia, kun et ole koskaan fyysisesti heidän lähellään.
Aika sammuttaa
Tärkeä osa etätiimin motivaatiota on varmistaa, että he saavat tarvitsemansa ajan sammuttaakseen.
On helppo nähdä, kuka jää myöhään, kun he ovat viimeisenä lukitsemassa toimiston joka ilta.
Ei ole yhtä helppoa varmistaa, ettei etäkollegasi työskentele liian kauan.
Fyysisen eron puute työn ja vapaa-ajan välillä voi vaikuttaa henkisesti tiimisi kykyyn sammua päivän päätteeksi.
On tärkeää rohkaista tiimiäsi löytämään se, mikä sopii heille parhaiten.
Suositteleeko se, että sähköpostit katkaistaan henkilökohtaisesta puhelimeensa, jotta he eivät saa pingata kansainväliseltä kollegalta klo 22.
Tai sammuttaa kannettavan tietokoneensa fyysisesti päivän päätteeksi ja laittaa se pois näkyvistä.
Paras tapa tehdä tämä on näyttää esimerkkiä.
Älä odota tiimisi olevan käytettävissä ollessasi tai tarkista heidän sähköpostejaan viikonloppuisin.
Muistuta heitä siitä, että et tarkista Slack-viestejäsi työajan ulkopuolella, ja ilmoita klo 18 eteenpäin vain perheen ajaksi.
Juhlat
Et ehkä voi viedä niitä kaikkia ulos illalliselle pitkän viikon päätteeksi, mutta se ei tarkoita, etteikö saavutuksia ja virstanpylväitä voisi juhlia etätiimin kanssa.
Jatkuvan tunnustuksen ilmapiirin luominen voi olla loistava tapa motivoida tiimiäsi.
Viikoittainen “huuto” sinulta linjapäällikkönä tai jopa tunnustusjärjestelmä toisiltaan voi auttaa panemaan merkille ja juhlimaan kaikkien ponnisteluja.
Isompia juhlia, kuten syntymäpäiviä ja asiakasvoittoja, voi silti juhlia päivällisellä tai munkkeilla.
Sen sijaan, että veisit kaikki samaan ravintolaan, voit antaa seteleitä, joilla tiimi voi viedä omat perheensä ulos.
Tai anna kullekin tiimin jäsenelle mahdollisuus tilata ruokaa syötäväksi videopuhelun aikana.
Etätiimeissä on hienoa, että saat luvan olla luova juhlimisesi suhteen.
Kaikki eivät halua mennä pubiin perjantaina töiden jälkeen.
Kaikki eivät juhli ruoan kanssa.
Löydä mikä toimii tiimillesi.
Tärkeää motivaation kannalta on ponnistuksen ja menestyksen tunnustaminen.
Selkeät tavoitteet
Toinen tapa pitää etätiimi motivoituneena on sama kuin toimistotiimi, mutta siitä kannattaa keskustella.
Selkeät tavoitteet.
On hyödyllistä, että heillä on päätepiste, jonka eteen he työskentelevät, jotta tiimi tuntee olonsa yhtenäiseksi ja työskentelee samaan suuntaan.
Olivatpa nämä niin yksinkertaisia kuin vuosittaiset liikenne- ja tulostavoitteet tai räätälöidyt neljännesvuosittaiset KPI:t ja tavoitteet, varmista vain, että tiimisi tietää ja ymmärtää ne.
Koko tiimisi tulisi ymmärtää SEO-strategia ja omat tavoitteensa ja KPI:nsä siinä.
Näistä tiedottaminen koko tiimin kesken voi auttaa yksilön vastuullisuudessa ja kollegoiden tukemisessa.
Se auttaa myös tunnistamaan, onko vauhdissa tyhmiä.
Esimerkiksi tiimisi on saattanut juuri käydä läpi erityisen kiireisen sprintin ja tarvitsee muutaman päivän toipuakseen ja selviytyäkseen ruuhkasta.
Ilman mitattavissa olevia tavoitteita on vaikea nähdä, edistytkö.
Ryhmäsi on myös vaikea ymmärtää, kuinka he pärjäävät.
Auta tiimiäsi näkemään ja juhlimaan edistymistään maaleja vastaan. Se voi olla valtavasti motivoivaa.
Tuottavuus
Etätyön painetta esittelyyn on vähemmän.
Etätiimin johtajana et toivottavasti tarkista heitä koko päivän varmistaaksesi, että he toimivat.
Sen sijaan olet palkannut tiimin, johon luotat, tekemään työnsä ja seuraat sen sijaan laatua.
Kun työskentelet tiimin kanssa toimistossa, voit helposti nähdä, kutsutaanko joku jatkuvasti kokouksiin tai kysytäänkö häneltä kysymyksiä, jotka estävät häntä keskittymästä työhönsä.
Valitettavasti tämä ei ole todella mahdollista etätyöskentelyssä.
Tämän vuoksi sinun on varmistettava, että autat tiimiäsi poistamaan esteitä oman tuottavuuden tieltä.
Tunnista ajan ja energian kulutukset
Tiimilläsi on oltava valtuudet seurata omia energiahuippujaan ja aaltojaan.
Jos yritykselläsi on myös joustava työaikataulu, tästä voi olla valtavasti hyötyä auttaessaan tiimiäsi löytämään tuottavimmat työaikansa ja työskentelemään näinä aikoina.
He saattavat myös haluta pitää silmällä sitä, mikä vie heidän energiansa ja vie heidän aikaansa työnsä ydinelementeiltä.
Yksi tapa auttaa tiimiäsi on pitää viikon ajan päiväkirjaa työtehtävistä, joita he tekevät, ja heidän energiatasoistaan niiden lopussa.
Pidä kokoukset jäsenneltyinä
Kokousten ylikuormitus on ongelma toimistossa ja etänä.
On kirjoitettu monia artikkeleita siitä, kuinka kokouksia rakennetaan paremmin niiden tuottavuuden pitämiseksi.
Jotkut nopeat ja helpot voitot ovat kuitenkin:
- Varmista jokaisella kokouksella on asialista.
- Valtuuta tiimisi kieltäytymään kokouksista kun niitä ei tarvita.
- Pöytäkirja kaikista ryhmäkokouksista joten ne, jotka eivät voi osallistua, voivat lukea ne takaisin asynkronisesti.
- Levitä kaikki ennen lukemista oleva materiaali kommentteja varten ennen kokousta.
Sinun on myös hyvä idea johtajana tarkistaa tiimisi kanssa, kuinka he löytävät kokous-/työtasapainonsa.
Joidenkin mielestä kokoukset sopivat paremmin päiväänsä kuin toisten.
Seuraavassa kolumnissani jatkamme tätä sarjaa etähakukoneoptimointitiimin rakentamisen viimeisellä osalla.
Tämä osio käsittelee yksilöllistä koulutusta ja kehittymistä sekä eri syitä etätyön valintaan.
Lisää resursseja:
