Seuraava artikkeli auttaa sinua: Prognozuje spokój finansowy na Nowy Rok
Koniec roku może być dla małych firm czasem refleksji nad poprzednimi 12 miesiącami i rozpoczęcia planowania kolejnych 12 zamożnych. Jest to naturalny i ważny proces, ale może również stać się niezwykle stresującym procesem, decydującym o tym, kiedy przyszłość wydaje się mglista lub przeszłość jest trudna.
Nie musi tak być. Koniec roku daje swobodę wprowadzania zmian i podejmowania skalkulowanego ryzyka, podejmując decyzję o skupieniu się na długoterminowej dobrej kondycji finansowej, zamiast tkwić w przytłaczającej niepewności dnia dzisiejszego. Co więcej, dzięki wyrobieniu już dziś dobrych nawyków w zakresie prognozowania finansów, przyszłoroczny proces powinien być mniej stresujący i spokojniejszy.
Poniżej znajduje się kilka taktyk, które małe firmy mogą natychmiast zastosować przy prognozowaniu finansów, aby mieć pewność, że wkroczą w nowy rok z siłą.
Najlepsze praktyki przy prognozowaniu finansów
Audyt rachunków bieżących i wyciągów bankowych
Choć małe firmy mogą być wobec tego powściągliwe, najważniejszym pierwszym krokiem jest przeprowadzenie dokładnego przeglądu sytuacji finansowej na koniec roku. Nie jest to tylko powierzchowny przegląd sald kont: firmy muszą koniecznie zagłębić się w szczegóły z ostatnich 12 miesięcy, aby odkryć zaległe faktury, prognozy przepływów pieniężnych, wydatki niepodlegające negocjacjom, takie jak czynsz i płace, oraz każdą pojedynczą pozycję w formularzach podatkowych.
Tak, to trudne zadanie. Ale przede wszystkim najważniejszym czynnikiem skutecznego planowania finansowego jest dokładność. Bez tego cały proces staje się dyskusyjny.
Kluczowym aspektem przy prognozowaniu finansów jest ustalenie powtarzalnej kadencji przez cały kolejny rok. W ten sposób gigantyczne zadanie konsolidacji danych na koniec roku można rozbić i ponownie sprawdzić po drodze, zapewniając synchronizację całej organizacji aż do grudnia.
Przejdź na cyfrowy system
Audyt to dopiero początek. Aby w prognozowaniu finansów nastąpiły trwałe zmiany, ważne jest, aby małe firmy utrzymywały system organizacyjny dla przeszłych i przyszłych dokumentów, gwarantujący, że nic nie zostanie utracone i że wszystko będzie przygotowane na przyszły rok. Teraz jest idealny czas, aby firmy zdigitalizowały swoje dane, jeśli jeszcze tego nie zrobiły, lub powróciły do obecnego systemu i zmaksymalizowały go w celu zapewnienia pełnej widoczności firmy. W ten sposób członkowie zespołu ze wszystkich pasów mogą szybko monitorować błędy ludzkie.
Oto kilka sugestii dotyczących tego, co należy najpierw zdigitalizować:
- Należności księgowe
- Zobowiązania z tytułu rachunków
- Spisane faktury, których nie można odzyskać
- Zestawienia płatności pracowników
- Wpływy kasowe
Postaw na technologię
Obecnie istnieje wiele platform oprogramowania księgowego, które zarządzają finansami firmy na wszystkich etapach jej działalności. Wiele z nich obejmuje funkcję sztucznej inteligencji, która może automatycznie organizować wydatki, automatyzować przepływy pracy oraz generować całościowe prognozy i analizy finansowe.
Jednak nie wszystkie platformy są proste w obsłudze i zrozumieniu lub łatwo integrują się z obecnymi praktykami biznesowymi.
Sztuka polega na tym, aby wiedzieć, czego szukać:
Po pierwsze, upewnij się, że Twoje oprogramowanie oferuje kompleksową księgowość.
Pomaga to firmom we wdrażaniu całościowego podejścia — od negocjacji transakcji po pozyskiwanie zamówień sprzedaży i fakturowanie — które uwalnia potencjał każdego pracownika w zakresie korzystania z oferowanej nowej technologii. Ponadto zapewnia to, że automatyzacja, która pozwala pracownikom skupić się na śledzeniu finansów i zyskach, przenika całą firmę, oszczędzając czas i zasoby.
Po drugie, konieczne jest zagwarantowanie, że potencjalną platformę księgową będzie można łatwo zintegrować w całej organizacji, nawet w przypadku interesariuszy z zewnątrz, aby zwiększyć jej wykorzystanie.
Choć uwzględnienie tak dużej liczby osób może wydawać się lekkomyślne, większość platform umożliwia dostęp oparty na rolach, co oznacza, że kadra kierownicza może zezwolić określonym osobom na przeglądanie aspektów konta lub procesu i zarządzanie nimi bez usuwania barier ochronnych.
Duża część powyższego procesu może być skomplikowana w przypadku negocjacji pomiędzy wieloma dostawcami – jednym dla CRM, drugim dla fakturowania itp. – dlatego warto rozważyć ujednolicony system pod szyldem jednego dostawcy, tak jak robimy to w Zoho. Kiedy jeden element zjednoczenia działa, wszystkie działają.
Wdrażając powyższe w codzienną działalność, możesz wykształcić dobre nawyki i najlepsze praktyki w zakresie prognozowania finansów, które złagodzą stres związany z tym procesem przez wiele lat.
